Cómo elaborar una descripción de empleo para Secretario

La descripción del trabajo es el primer punto de contacto entre su empresa y su nuevo empleado. Como hay millones de personas que buscan trabajo en Indeed cada mes, una excelente descripción del trabajo puede ayudarle a atraer a los candidatos más calificados a su puesto vacante. Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una descripción del trabajo eficaz.

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Título profesional de Secretario

Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general, nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Secretario

    Secretario
    Secretario General
    Secretario Legal
    Secretario (Tiempo Parcial)
    Recepcionista

Resumen del empleo de Secretario

Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Ejemplo de un resumen de empleo de Secretario

Nuestra ocupada oficina está actualmente aceptando solicitudes para ocupar el puesto de Secretario dentro de nuestro departamento de servicio al cliente. El candidato seleccionado realizará un trabajo de oficina cualificado y proporcionará apoyo general de secretaría a los administradores del departamento. El Secretario será responsable de ayudar con la nómina departamental, mantener los registros financieros y facilitar la comunicación entre los departamentos de la compañía. Esta posición es ideal para alguien que está motivado, capaz de priorizar las asignaciones de trabajo a medida que llegan, y capaz de trabajar sin supervisión.

Responsabilidades y deberes de Secretario

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Secretario

    Saludar a los visitantes y dirigirlos a los departamentos o individuos apropiados
    Responder a las consultas en persona, por teléfono o correo electrónico
    Desarrollar e implementar procedimientos de oficina
    Mantener sistemas generales de registro de la compañía para mantener archivos precisos
    Redactar cartas, memos y correos electrónicos
    Visualizar documentos, reserve salas de reuniones, organice conferencias telefónicas y tome mensajes
    Realizar tareas administrativas, incluyendo archivar y fotocopiar

Calificaciones y habilidades de Secretario

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa, titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

Ejemplos de habilidades de Secretario

    Diploma de secundaria o GED
    Más de 2 años de experiencia administrativa
    Experiencia en mantenimiento de libros de cuentas, contabilidad y procesamiento de datos, preferiblemente
    Conocimiento de programas de software específicos, incluyendo Word, Excel, SAP, Timelink y ActivePay
    Experiencia en el mantenimiento y priorización del calendario de un gerente
    Capaz de trabajar independientemente
    Comportamiento amistoso y profesional
    Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal

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