Cómo elaborar una descripción de empleo para Office Manager

La descripción del trabajo es el primer punto de contacto entre su empresa y su nuevo empleado. Como hay millones de personas que buscan trabajo en Indeed cada mes, una excelente descripción del trabajo puede ayudarle a atraer a los candidatos más calificados a su puesto vacante. Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una descripción del trabajo eficaz.

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Título profesional de Office Manager

Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general, nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Office Manager

    Office Manager
    Office Manager Senior
    Office Manager (Tiempo Parcial)
    Responsable de Operaciones
    Técnico Administrativo

Resumen del empleo de Office Manager

Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Ejemplo de un resumen de empleo de Office Manager

Nuestra ocupada oficina, enfocada en el cliente, necesita un Office Manager en el que se pueda confiar y bien organizado para manejar las operaciones diarias con un enfoque en la eficiencia y el manejo del tiempo. El Office Manager se encargará de elaborar protocolos de comunicación dentro de la oficina, racionalizar los procedimientos administrativos, controlar el inventario, supervisar al personal de la oficina y delegar tareas. Buscamos a un profesional enérgico al que no le importe realizar múltiples tareas. Este puesto incluirá oportunidades de ascenso para el candidato adecuado, así como beneficios completos después de un período de prueba de 30 días.

Responsabilidades y deberes de Office Manager

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Office Manager

    Desarrollar procedimientos y sistemas organizativos para el personal de oficina, incluyendo la presentación de informes, la facturación, las cuentas por pagar, la nómina y la programación
    Mejorar las tasas de retención de empleados y clientes a través de la comunicación activa y los esfuerzos de resolución de problemas
    Continuar la formación en habilidades de gestión, organización y trabajo en equipo
    Gestionar los horarios de los empleados y resolver los conflictos de programación a medida que surjan
    Hacer pedidos de suministros y equipo según sea necesario
    Establecer una atmósfera de equipo a través del liderazgo y el desarrollo de los empleados

Calificaciones y habilidades de Office Manager

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa, titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

Ejemplos de habilidades de Office Manager

    Título de Asociado requerido (B.A. o B.S. preferido)
    Dominio de la suite Microsoft Office
    Experiencia en programación, realización de presupuestos y nóminas
    Conocimientos avanzados de informática (experiencia con Quicken es una ventaja)
    Experiencia en gestión de suministros
    Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
    Comodidad en un entorno de trabajo rápido

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