Cómo elaborar una descripción de empleo para Controlador de documentos

La descripción del trabajo es el primer punto de contacto entre su empresa y su nuevo empleado. Como hay millones de personas que buscan trabajo en Indeed cada mes, una excelente descripción del trabajo puede ayudarle a atraer a los candidatos más calificados a su puesto vacante. Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una descripción del trabajo eficaz.

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Título profesional de Controlador de documentos

Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general, nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Controlador de documentos

    Administrador de documentos
    Especialista en control de documentos
    Controlador de documentos (a tiempo parcial)
    Controlador de documentos (con 2 años de experiencia)
    Controlador de documentos (Construcción)

Resumen del empleo de Controlador de documentos

Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Ejemplo de un resumen de empleo de Controlador de documentos

Nuestra empresa constructora se centra en la construcción de viviendas y apartamentos. Buscamos un controlador de documentos para mantener los registros y supervisar el control de documentos según las normas y el marco legal. El trabajo es principalmente de oficina. El candidato ideal debe ser un emprendedor, capaz de trabajar bien tanto de forma independiente como en equipo. El Administrador de Documentos debe ser detallista y sentirse cómodo comunicando todos los asuntos, de forma clara, al supervisor. Poseer experiencia en programas de software como CAPSYS Capture, FileMaker Pro y Xerox DocuShare es una gran ventaja. Se dará prioridad a aquellos con experiencia en la industria de la construcción. Los candidatos deben tener un título en Ciencias de la Computación o en campo relacionado.

Responsabilidades y deberes de Controlador de documentos

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Controlador de documentos

    Recopilar, escanear y cargar documentos siguiendo los procedimientos establecidos
    Asegurar que todos los documentos técnicos, tales como informes, dibujos y planos sean recopilados y registrados en el sistema.
    Utilizar "SmartSolve Document Management" para las operaciones diarias, el mantenimiento y el control de calidad
    Notificar al personal sobre las versiones actualizadas de los documentos y cómo acceder a ellas.
    Imprimir y distribuir documentos según sea necesario
    Trabajar con documentos y registros en varios departamentos, incluyendo recursos humanos, marketing y construcción.

Calificaciones y habilidades de Controlador de documentos

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa, titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

Ejemplos de habilidades de Controlador de documentos

    Título de asociado o más alto en Ciencias de la Computación, Administración de Empresas o en campo similar
    Conocimiento de SmartSolve Document Management y sistemas de captura de documentos/captura de imágenes
    Experiencia mínima de 2 años en gestión de documentos o registros
    Experiencia trabajando con diversos tipos de archivos
    Capacidad para encontrar y conservar documentos en papel
    Comprensión básica de los documentos de construcción

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