Cómo elaborar una descripción de empleo para Auxiliar Administrativo

La descripción del trabajo es el primer punto de contacto entre su empresa y su nuevo empleado. Como hay millones de personas que buscan trabajo en Indeed cada mes, una excelente descripción del trabajo puede ayudarle a atraer a los candidatos más calificados a su puesto vacante. Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una descripción del trabajo eficaz.

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Título profesional de Auxiliar Administrativo

Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general, nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Auxiliar Administrativo

    Auxiliar Administrativo
    Auxiliar Administrativo
    Auxiliar de Archivo
    Auxiliar de la Oficina General
    Auxiliar Administrativo (Tiempo Parcial)

Resumen del empleo de Auxiliar Administrativo

Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Ejemplo de un resumen de empleo de Auxiliar Administrativo

Nuestra ocupada organización está buscando un empleado administrativo altamente organizado, trabajador y motivado para mantener la oficina funcionando sin problemas. El candidato ideal reportará a múltiples gerentes con mínima supervisión directa mientras mantiene los calendarios y horarios de varios departamentos. Por lo tanto, él o ella necesita tener excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización. El candidato se sentirá cómodo con las operaciones generales de la oficina, incluyendo la correspondencia electrónica, la presentación, el mecanografiado de informes y la distribución de correo. Nuestro Secretario Administrativo es una de las caras de nuestra organización, y por lo tanto debe contar con buena gente y habilidades de comunicación para poder trabajar mejor con nuestros clientes. También esperamos que nuestro empleado administrativo nos ayude a identificar las maneras en que podemos ser más efectivos y eficientes, aportando nuevas ideas para mejorar.

Responsabilidades y deberes de Auxiliar Administrativo

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Auxiliar Administrativo

    Manejar las interacciones de la oficina con los visitantes externos. Esto incluye saludar y dirigir a los huéspedes, responder a preguntas telefónicas y manejar las solicitudes o quejas de manera profesional.
    Llevar un registro del inventario y trabajar con los proveedores de suministros para garantizar una oficina bien abastecida.
    Ocasionalmente desplazarse fuera de la oficina para entregar archivos e informes a varios departamentos dentro de la organización.
    Mantener archivos con confidencialidad en un formato de fácil acceso.
    Coordinar la comunicación entre los distintos departamentos, programar reuniones, distribuir informes y mantener a todas las partes informadas de las operaciones comerciales generales.
    Operar y mantener maquinaria de oficina, incluyendo fotocopiadoras, máquinas de fax e impresoras.

Calificaciones y habilidades de Auxiliar Administrativo

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa, titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

Ejemplos de habilidades de Auxiliar Administrativo

    Se requiere diploma de bachillerato o equivalente. Se prefiere una licenciatura, grado o bachillerato.
    Experiencia en contabilidad básica y seguimiento de transacciones financieras.
    Buenas habilidades de organización, programación y gestión del tiempo.
    Preferible experiencia previa con tareas administrativas en una oficina.
    Conocimiento práctico de Microsoft Office con una velocidad de escritura de al menos 60 ppm.
    Excelentes habilidades de comunicación.

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