Cómo elaborar una descripción de empleo para Asistente de Oficina

La descripción del trabajo es el primer punto de contacto entre su empresa y su nuevo empleado. Como hay millones de personas que buscan trabajo en Indeed cada mes, una excelente descripción del trabajo puede ayudarle a atraer a los candidatos más calificados a su puesto vacante. Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una descripción del trabajo eficaz.

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Título profesional de Asistente de Oficina

Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general, nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Asistente de Oficina

    Asistente de Oficina
    Asistente de la Oficina Administrativa
    Asistente Administrativo
    Asistente de Oficina (Tiempo Parcial)
    Recepcionista

Resumen del empleo de Asistente de Oficina

Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Ejemplo de un resumen de empleo de Asistente de Oficina

Nuestra pequeña pero creciente compañía necesita un Asistente de Oficina confiable y organizado para manejar los aspectos administrativos diarios del manejo del negocio. El candidato exitoso tendrá una actitud positiva, el deseo de trabajar tan eficientemente como sea posible, y excelentes habilidades de comunicación con el cliente. Si usted ha trabajado en una oficina de ritmo rápido en el pasado y le gusta establecer sus propios sistemas organizativos, estamos encantados de hablar con usted. Este trabajo puede incluir algunas horas extras, así como trabajo ocasional de fin de semana. Estamos buscando a alguien que pueda operar eficazmente con poca o ninguna supervisión y que pueda manejar múltiples tareas a la vez sin sentirse abrumado.

Responsabilidades y deberes de Asistente de Oficina

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Asistente de Oficina

    Conteste el sistema telefónico de seis líneas y las llamadas directas según sea necesario
    Diseño y mantenimiento de sistemas de archivo y almacenamiento en la oficina
    Programar los arreglos de viaje para los altos ejecutivos, así como para los clientes, cuando corresponda.
    Recibir a los clientes y vendedores a su llegada y dirigirlos a las oficinas apropiadas
    Mantener un inventario de suministros de oficina
    Recuperar documentos y archivos cuando se solicitan
    Ayudar a RR.HH. a clasificar y cotejar los currículums.
    Leer y enrutar el correo entrante y procesar el correo saliente
    Funciones contables ligeras
    Crear, editar y actualizar hojas de cálculo

Calificaciones y habilidades de Asistente de Oficina

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa, titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

Ejemplos de habilidades de Asistente de Oficina

    2+ años de experiencia en capacidad administrativa
    Preferiblemente con título universitario
    1+ años de experiencia en servicio al cliente
    Velocidad de mecanografía: mínimo 60 palabras por minuto con una precisión del 90%
    Familiaridad con la tecnología móvil
    Disposición agradable y amistosa
    Fuertes habilidades de comunicación interpersonal

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