Cómo elaborar una descripción de empleo para Administrador de oficina

La descripción del trabajo es el primer punto de contacto entre su empresa y su nuevo empleado. Como hay millones de personas que buscan trabajo en Indeed cada mes, una excelente descripción del trabajo puede ayudarle a atraer a los candidatos más calificados a su puesto vacante. Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una descripción del trabajo eficaz.

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Título profesional de Administrador de oficina

Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general, nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Administrador de oficina

    Administrador de oficina
    Administrador de Oficina (5+ Años de Experiencia)
    Administrador de la Oficina de Nómina (con competencia en Xero)
    Administrador de Oficina (Tiempo Completo)
    Gerente de oficina

Resumen del empleo de Administrador de oficina

Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Ejemplo de un resumen de empleo de Administrador de oficina

Nuestra firma está actualmente buscando un administrador de oficina con experiencia. Esta posición jugará un papel integral en el servicio al cliente y en la fortaleza organizacional de nuestra compañía. El Administrador de la Oficina proporcionará apoyo administrativo, saludará y dirigirá a los visitantes y responderá a las llamadas y correos electrónicos. Los candidatos calificados tendrán habilidades de comunicación verbal y escrita impecables, una fuerte habilidad para realizar varias tareas a la vez y un comportamiento amigable.

Responsabilidades y deberes de Administrador de oficina

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Administrador de oficina

    Saludar a los visitantes y dirigirlos a las oficinas apropiadas
    Llevar a cabo tareas administrativas, como archivar, contestar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y preparar documentos.
    Coordinar los entregables del proyecto
    Realizar tareas de contabilidad, incluyendo facturación y seguimiento de presupuestos
    Programar reuniones y organización de viajes para los miembros más antiguos de la empresa
    Proporcionar apoyo administrativo al equipo de operaciones
    Supervisar al personal de producción

Calificaciones y habilidades de Administrador de oficina

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa, titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

Ejemplos de habilidades de Administrador de oficina

    Se requiere título de Asociado (preferiblemente de Bachillerato)
    Más de 2 años de experiencia trabajando en una oficina
    Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
    Fuerte conocimiento del software QuickBooks
    Capacidad para multitarea y priorizar proyectos
    Orientado a servicio al cliente
    Capaz de realizar tareas administrativas complejas con una supervisión mínima

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