Once consejos para gestionar eficazmente a los empleados que trabajan a distancia

15/04/2020

 
Gracias a las nuevas tecnologías y a la modificación de las políticas empresariales, el teletrabajo es ahora más habitual que nunca. Como jefe, es muy posible que, más pronto o más tarde, tenga que dirigir a un grupo de empleados que trabajan desde casa en ocasiones o de forma habitual.

Es cierto que el trabajo a distancia ofrece muchas ventajas para empleados y empresas, pero también puede conllevar distintos retos para los jefes de equipo. Para ayudarle a superar estos obstáculos y garantizar la efectividad de esta práctica, le presentamos 11 consejos para dirigir a los empleados a distancia.

 

1. Establezca unas expectativas inmediatas y claras

Asegúrese de que todos los empleados sepan exactamente lo que espera. Por ejemplo, dígales con qué frecuencia desea que se comuniquen con usted, si quiere que le avisen al acabar su jornada y si es necesario fichar o llevar un registro de tiempo. Algunos jefes quieren conocer las novedades de los miembros de su equipo todos los días, pero a otros les basta con un resumen semanal. Si comunica al equipo lo que espera de ellos, todos estarán en sintonía.

 

2. Documente su estrategia de comunicación

Además de exponer las expectativas a cada miembro por separado, también es importante documentar el proceso comunicativo a fin de que los empleados que trabajan a distancia puedan usarlo en caso de duda. Por ejemplo, explique qué tipo de preguntas o cuestiones exigen una reunión de grupo o una videollamada en lugar de un mensaje breve o un email. Indique también los detalles sobre los tiempos y la capacidad de respuesta. Es decir, ¿cuánto cree que deberían tardar en responderle a un email durante el horario laboral?

 

3. Interactúe lo máximo posible

Es fundamental dedicar unos instantes a interactuar directamente con los empleados remotos al menos una vez al día, ya sea por email, mensajería instantánea, llamada de teléfono o videollamada. Cuanto más tiempo pase sin entablar comunicación con ellos, más probable es que se sientan excluidos y desconectados de su trabajo, lo cual puede desembocar en un rendimiento deficiente y una bajada en el volumen de ventas. La interacción continua con los integrantes del equipo, trabajen o no desde casa, hará que se sientan motivados.

 

 

4. Programe reuniones de equipo periódicas

Independientemente de que todo el equipo o solo una parte trabaje a distancia, es crucial programar reuniones de grupo periódicas y eventos virtuales en directo para favorecer el sentimiento de unidad y ayudar a los empleados a establecer relaciones. Gracias a estas reuniones, los empleados se pueden conocer mejor, crear vínculos y sentirse más predispuestos a cooperar y comunicarse con los otros de forma frecuente.

Además, las reuniones de equipo ofrecen a los teletrabajadores una oportunidad de aportar sus ideas y aclarar malentendidos en relación con los pormenores y las expectativas del proyecto.

 

5. Sea transparente

Los empleados suelen fijarse en los jefes como ejemplo de cómo deben comportarse en el ámbito laboral. Si usted es abierto y sincero, seguramente ellos hagan lo mismo. Si incorpora la transparencia a su dinámica de equipo, será más fácil generar confianza en todos los empleados: se sentirán cómodos cuando tengan que hacerle preguntas o expresarle sus inquietudes, pues saben que usted hará lo mismo.

Recuerde que la transparencia se debe aplicar por igual a todo el equipo. Por ejemplo, si tiene que contar novedades, avise a todos los miembros a la vez. De este modo, los empleados que trabajan a distancia no pensarán que son los últimos en enterarse de lo que sucede en la oficina ni que les está ocultando información intencionadamente.

 

6. Establezca un vínculo sólido con todos los miembros del equipo

Tómese siempre el tiempo de conocer a los miembros del equipo que trabajan desde casa, igual que lo hace con aquellos que acuden a la oficina. Pregunte por sus aficiones, intereses y aspiraciones laborales.

Aunque puede sentirse que debe hablar del negocio durante una llamada o videollamada, reserve unos minutos para charlas triviales al principio o al final de las reuniones, al igual que haría en persona. Algo tan simple como preguntar a un empleado sobre el fin de semana, charlar sobre su familia o preguntarle los planes que tiene para las próximas vacaciones puede ayudar a que se sienta más cómodo con usted y más implicado en su trabajo. Y así usted se convertirá en un mejor jefe.

 

7. Use las tecnologías para superar las fronteras geográficas

La misma tecnología que utiliza su empresa para permitir el teletrabajo se puede emplear para crear una comunidad. Utilice herramientas para que haya más interacciones cara a cara y cree espacios (como canales independientes de mensajería instantánea o foros virtuales) en los que los empleados puedan hablar sobre temas ajenos al trabajo durante las pausas y entablar relaciones.

También se puede crear una versión remota de los acontecimientos que se llevan a cabo en la oficina. Por ejemplo, si existe la tradición de cantar “Cumpleaños feliz” a los empleados, debería hacer lo mismo en el caso de los empleados que trabajen a distancia haciendo una videollamada con todo el equipo.

 

8. Reserve un tiempo para conversaciones individuales regulares

Cuando uno está ocupado, es fácil cancelar o aplazar asuntos que aparentemente no son indispensables, como las conversaciones individuales. Sin embargo, estas reuniones son vitales para dirigir de forma eficaz a los equipos que trabajan desde casa. El motivo es que estos empleados no suelen enterarse de las pequeñas novedades ni de las reuniones especiales que se celebran durante el día, por lo que pueden no estar al tanto de todo lo que saben los empleados de la oficina.

Comprométase a celebrar reuniones individuales a la misma hora todas las semanas o una vez cada dos semanas, y dedique por lo menos media hora de atención total a cada empleado remoto para que este pueda formularle preguntas, plantear problemas o expresar sus ideas.

 

9. No excluya a los empleados que trabajan desde casa

Cuando los empleados trabajan juntos en un entorno de oficina, las conversaciones surgen de forma natural. Las charlas informales durante las pausas pueden convertirse en conversaciones muy importantes en las que usted o uno de los miembros del equipo exponen información crucial. Cuando esto ocurra, recuerde informar lo antes posible a los empleados que trabajan desde casa.

Es fundamental que les comunique las cuestiones importantes sobre los objetivos, visiones y planes de la empresa; de lo contrario, podrían empezar a sentirse apartados o infravalorados. Envíe encuestas de satisfacción para empleados de forma periódica para evaluar cómo se sienten estos empleados acerca de su entorno laboral.

 

10. No controle en exceso

Parte del atractivo del teletrabajo para los empleados es la autonomía. Sin embargo, cuando el jefe no los tiene cerca, es fácil suponer que no están trabajando o que se están desviando de las tareas que les ha encomendado. Esto puede suscitar rápidamente un comportamiento de control excesivo y los jefes pueden acabar bombardeando a los empleados con comunicaciones y pidiéndoles continuos informes de progreso.

No obstante, este control excesivo puede resultar estresante para las dos partes y puede llevar a los empleados a pensar que no confía en ellos. Es preferible que se centre en los resultados y los objetivos, y no en la actividad. Siempre y cuando el empleado haga su trabajo bien y a tiempo, su forma de trabajar es irrelevante.

Al mismo tiempo, es importante que los empleados que trabajan desde casa no aprovechen su autonomía para perder el tiempo e ignorar sus obligaciones. Algunos no tienen la disciplina que el teletrabajo requiere, por lo que es crucial descubrir rápidamente este comportamiento, antes de que afecte a la productividad del equipo.

 

11. Cree una política de puertas abiertas

Los empleados que trabajan desde casa pueden tener la sensación de que lo van a molestar si contactan con usted fuera de las horas de reunión programadas, sobre todo si se encuentran en zona horarias distintas. Para evitarlo, cree una política de puertas abiertas, es decir, permita que los empleados que trabajan desde casa y los de la oficina puedan comunicarse con usted en cualquier momento.

Y recuerde: mientras que los empleados que están en la oficina saben cuándo se encuentra en una reunión o cuándo ha salido a comer o por otra cuestión, los que trabajan desde casa desconocen si está en su puesto de trabajo o no. Si no está disponible cuando una persona que trabaja desde casa trata de contactar con usted, comprométase a responderle lo antes posible.

Si no está habituado a dirigir empleados que trabajan desde casa, puede haber una curva de aprendizaje. No obstante, si sigue estos 11 consejos podrá establecer un sistema eficaz, favorecer la comunicación y contribuir al éxito de todos sus empleados.

 

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