Lo que necesita saber
La Organización Mundial de la Salud ha declarado como pandemia el brote de un nuevo coronavirus al que se ha llamado COVID-19. La naturaleza elevadamente infecciosa de esta enfermedad ha llevado a gobiernos de todo el mundo a limitar las aglomeraciones y el contacto entre ciudadanos mediante la cancelación de eventos importantes, el cierre de colegios y las cuarentenas en sus casas. Las empresas ya reciben menos clientes y el gobierno ha decretado el cierre de los establecimientos físicos y los lugares de trabajo hasta que la amenaza del virus disminuya.
La pandemia de COVID-19 avanza rápidamente por todo el mundo. A los empresarios les puede ser de gran ayuda consultar regularmente noticias e información médica fiable como las siguientes para planificarse y adoptar medidas de manera práctica:
- Guía para la actuación en el ámbito laboral en relación al nuevo coronavirus y Guía con las preguntas más frecuentes sobre las medidas adoptadas por el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones: estos documentos creados por el Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones respectivamente incluyen información sobre cómo actuar en el ámbito laboral para hacer frente a esta pandemia.
- Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social: en esta página web encontrará información actualizada sobre la situación y una gran variedad de documentos técnicos dirigidos a profesionales de distinto tipo.
- Brote de enfermedad por coronavirus (COVID-19) de la OMS: la Organización Mundial de la Salud (OMS) proporciona orientación e información internacional actualizada para aquellas personas que buscan recursos fiables y actuales sobre la COVID-19.&
Es muy probable que se produzcan interrupciones o cambios en la forma de trabajar en empresas y compañías. Haga que la situación sea más sencilla para sus empleados y clientes con comunicaciones claras y frecuentes sobre los cambios relacionados con el funcionamiento de su empresa.
Cómo prepararse para los cierres temporales
Es posible que algunas empresas decidan cerrar temporalmente, ya sea por decisión propia o porque las obligue el Estado. Independientemente del motivo, lo mejor es que estas empiecen a plantearse medidas de contingencia inmediatamente para que los empleados y los clientes sepan qué esperar en caso de que la empresa tenga que cerrar durante un tiempo más prolongado. Utilice estos pasos para crear un plan de acción para su empresa:
1. Mire hacia el futuro
Primero, plantéese las opciones que tiene su empresa en lo que respecta al cierre. El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones ofrece orientación e información a las empresas para hacer frente a la pandemia actual. Analice el estado financiero de su empresa y evalúe el bienestar de sus empleados y la seguridad de los clientes para encontrar la mejor solución para su organización.
Ejemplo: cree un análisis de rentabilidad para determinar la viabilidad de un cierre a corto plazo. Haga una lista con todos los factores relacionados, como el bienestar de los empleados, la estabilidad económica de la empresa y la conservación de clientes, y úsela como ayuda para establecer cuándo y durante cuánto tiempo debe cerrar la empresa.
2. Envíe un comunicado sincero a los clientes
Cuando vaya a cerrar temporalmente su negocio, envíe un comunicado claro y coherente a los clientes con los motivos que le llevan a hacerlo, cómo piensa mantenerse en contacto y cuándo cree que podrá volver al funcionar normalmente. Actualizar la página web y las redes sociales de su empresa es un modo perfecto de seguir en contacto con los clientes de forma sencilla. Ante todo, sinceridad.
Ejemplo de mensaje: “Estimados clientes: Vuestra salud y seguridad, y la de nuestros empleados, es lo más importante. Hemos tomado la difícil decisión de cerrar nuestras puertas durante las próximas dos semanas para ayudar a reducir la transmisión de la COVID-19. Consultad nuestra página web y nuestras redes sociales de forma habitual para manteneros informados sobre la reapertura. Salud y precaución”.
Artículo relacionado: Consejos para la comunicación empresarial durante la crisis de la COVID-19
3. Establezca un plan en lo que respecta a sus empleados
Hable del cierre temporal con sus empleados. Debe estar preparado para conversar con ellos porque tendrán muchas preguntas y dudas, y usted tiene que responder a ellas de la mejor manera posible. Diseñe planes para afrontar los despidos, las indemnizaciones y los permisos. Cree canales de comunicación para poder informar a sus empleados sobre las novedades relacionadas con la reapertura.
Ejemplo: realice una sesión de preguntas y respuestas sobre el tema informando con antelación a los empleados para que puedan procesar la noticia y preparar preguntas. Recopile información y recursos para exponerlos en la reunión.
4. Busque asesoramiento contable
Reúnase con su contable para preparar documentos fiscales o de otro tipo relacionados con el cierre temporal de la empresa. Este le puede ofrecer orientación sobre prácticas recomendadas, tanto económicas como legales, en esos casos.
Ejemplo: enseñe al contable su lista inicial de ventajas e inconvenientes para que la revise. Pídale consejo financiero y orientación para afrontar el cierre a corto plazo de su empresa de una forma viable económicamente.
5. Ofrezca opciones a sus empleados
Si puede, proporcione opciones a sus empleados con respecto a su situación laboral durante el cierre temporal y consulte recursos e información del Gobierno para ayudarles durante el tiempo que estén sin trabajar. Es posible que algunos empleados prefieran un permiso temporal en lugar de un despido, mientras que quizás otros deseen lo contrario. Infórmese sobre las opciones que ofrece el Estado con respecto al desempleo y compártalas con sus empleados.
Ejemplo de mensaje: “Consultad las siguientes opciones de las que disponéis durante el cierre temporal de la empresa. Pensad si preferís obtener un permiso especial o un ERTE. Haremos todo lo que podamos para ayudaros durante esta complicada situación. Mirad también estos recursos del Estado y del gobierno regional para ver qué beneficios podéis obtener”.
Recursos útiles para empleados:
Qué hacer para afrontar la reducción del horario laboral
Es posible que algunas empresas, en lugar de cerrar durante un tiempo, decidan reducir su horario. Disminuir el horario de los establecimientos reduce los gastos generales, pero sigue proporcionando beneficios para la empresa. Más que prepararse para un cierre temporal, lo más prudente es que las empresas se planteen las ventajas y los inconvenientes de reducir el horario. Use estos pasos para establecer prácticas recomendadas con el fin de reducir el horario comercial:
1. Hable con los empleados
Informe a los empleados sobre su plan de reducir el horario. Explíqueles los motivos y el impacto directo que tendrá su decisión en ellos y en los salarios. Prepárese para sus preguntas sobre el proceso y el impacto personal.
Ejemplo de mensaje: “Equipo, a partir del lunes reduciremos el horario comercial. Esto afectará a toda la plantilla, pero sobre todo a las personas que están en primera línea. Sé que tenéis preguntas, pero os pido que os leáis la información que os he proporcionado antes de hacerlas. Responderé a todas las preguntas cuando hayáis consultado los recursos”.
2. Sea transparente
Proporcione a los clientes una explicación cuando publique la reducción del horario. Explíqueles por qué la empresa tiene que hacerlo y las precauciones que tiene previsto tomar para proteger a sus empleados y a sus clientes de la COVID-19. Ofrezca recursos para mantener el contacto con la empresa online a través de su página web y las redes sociales, y actualícelos regularmente con el horario y cualquier otro cambio relevante en la empresa.
Ejemplo de mensaje: “Estimados clientes: La semana que viene reduciremos nuestro horario comercial. A partir del lunes, el establecimiento abrirá de 10:00 a 16:00. Su salud y la de nuestros empleados es lo más importante para nosotros y, si reducimos el horario, tendremos tiempo para desinfectar el establecimiento y reponer los estantes. Seguidnos en las redes sociales para obtener información sobre cualquier otro cambio de horario que tengamos que implementar”.
3. Ofrezca flexibilidad
Busque formas de proporcionar flexibilidad a su plantilla. Si es posible para su empresa, ofrezca a sus empleados la opción de elegir su horario de trabajo. Es posible que algunos empleados tengan a sus hijos en casa, lo que puede repercutir en su horario habitual de trabajo. Pregunte a sus trabajadores qué horas les viene mejor durante el periodo de reducción de horario.
Ejemplo de mensaje: “Equipo, sé que con el cierre de los colegios y las guarderías es posible que algunos de vosotros no podáis trabajar en el horario habitual. Venid a verme antes del final de la semana si queréis trabajar fuera del horario comercial. Haremos lo posible por adaptarnos a vuestras necesidades y os ayudaremos lo máximo posible”.
4. Traslade su comercio a Internet
Si va a limitar el horario de su establecimiento físico, plantéese pasar sus operaciones a Internet. Puede aumentar el reconocimiento de su marca y es posible que consiga clientes nuevos. Las ventas online no implican interacciones en persona, por lo que tanto los empleados como los clientes estarán a salvo.
Ejemplo: si su empresa realiza la mayor parte de sus ventas de forma física, empiece a anunciar lo antes posible que pasará a vender por Internet. Utilice listas de email, redes sociales y su página web para informar a los clientes actuales y a los potenciales sobre sus actividades comerciales online.
5. Plantéese el teletrabajo
Si es posible, ofrezca a sus empleados la opción de trabajar de forma remota. Establezca sistemas de comunicación en línea para su equipo y cree sistemas de gestión de tareas y supervisión de la productividad a distancia.
Ejemplo de mensaje: “Equipo, si os interesa teletrabajar, asistid a la sesión de formación online del miércoles. Si no tenéis claro si podréis realizar bien vuestro trabajo desde casa, venid a mi despacho y valoraremos otras opciones”.
Artículo relacionado: “Cómo convertir su plantilla en un equipo de trabajo a distancia durante la crisis del coronavirus”
Consejos para gestionar cambios en el lugar de trabajo
Independientemente de si su empresa decide cerrar temporalmente, reducir el horario, cambiar el funcionamiento de alguna forma o seguir con su actividad de siempre, debe contar con que se producirán varios cambios en sus servicios habituales.
Siga estos consejos para prepararse y gestionar su empresa durante esta situación:
- Cancele los viajes de trabajo: no realice ningún viaje de trabajo que no sea esencial. En su lugar, póngase en contacto con las partes interesadas por Internet mediante videollamadas o aplace el viaje unos meses.
- Realice reuniones virtuales: celebre reuniones virtuales o videoconferencias y no en persona. Las páginas web y las aplicaciones que sirven para reunir a grandes grupos de personas online pueden servir para agilizar el proceso.
- Limpie su lugar de trabajo: limpie y desinfecte regularmente el lugar donde trabaje, lo que incluye las zonas que más visitan los clientes y donde trabajan los empleados.
- Hable con sus proveedores: manténgase en contacto las personas que forman su cadena de suministro. Puede que haya interrupciones en algún punto de la línea de producción, lo que puede afectar a su capacidad para crear el producto y ofrecérselo a los clientes.
- Consulte si la póliza del seguro de su empresa cubre la pérdida de beneficios: muchas empresas adquieren pólizas de seguros con cobertura por pérdida de beneficios para obtener algo de ayuda en situaciones complejas. Revise su póliza con atención porque algunas compañías de seguros no cubren las enfermedades contagiosas ni las pandemias. Hable con su compañía de seguros para conocer las opciones que tiene en caso de que la COVID-19 afecte a sus beneficios.
- Cree un grupo de trabajo: establezca un equipo de empleados para afrontar los problemas relacionados con esta enfermedad en cuanto surjan. Si asigna un equipo antes de que se produzcan los cambios en la empresa, tendrá tiempo para crear planes de contingencia y prepararse para tomar acciones inmediatas si fuera necesario. (Consulte también: Consejos para sus comunicados de empresa durante la crisis del coronavirus).
- Supervise a diario la situación: consulte fuentes fiables como el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social, la OMS y otros canales de la administración municipal para conocer las novedades con respecto a las prácticas empresariales y las medidas relacionadas con la cuarentena.
- Hable con el Departamento de Recursos Humanos: diseñe planificaciones con su departamento de Recursos Humanos para responder a las preguntas de los empleados en lo que respecta a los salarios, el horario o los beneficios cuando la empresa tenga que afrontar cambios relacionados con la COVID-19.
Siga siendo transparente: siga comunicándose de forma habitual con sus empleados y clientes. Siga siendo transparente e informe de las novedades con la mayor frecuencia que pueda.
