Cómo calcular las horas de trabajo de tu equipo

Por Equipo editorial de Indeed

Publicado el 5 de julio de 2022

The Indeed Editorial Team comprises a diverse and talented team of writers, researchers and subject matter experts equipped with Indeed's data and insights to deliver useful tips to help guide your career journey.

Determinar las horas de trabajo de los miembros de nuestro equipo no siempre es tarea fácil. Sin embargo, resulta indispensable conocer los distintos métodos en relación con cómo calcular las horas de trabajo realizado, para no cometer errores a la hora de estipular cuál es la cantidad correcta y justa de dinero que los trabajadores deben percibir.

En este artículo veremos cómo se calcula el tiempo pasado en el trabajo, qué métodos existen para registrarlo y cómo se calculan las horas de trabajo efectivo. De este modo no quedará duda alguna sobre las horas trabajadas y por trabajar de nuestro equipo.

Cómo calcular las horas de trabajo

Es imprescindible calcular tanto los días como las horas que deberán trabajar los empleados para cumplir con lo previsto en el contrato:

En primer lugar, es preciso establecer la cantidad de horas que debe trabajar el empleado

En relación con cómo calcular las horas de trabajo que corresponde realizar a nuestro equipo, a la hora de estipular cuál será su jornada laboral, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Si el año es bisiesto o se trata de un año normal.

  • Cuál es la cantidad de días festivos que tiene el año; ten en cuenta que cada región cuenta con su propio calendario en este aspecto.

  • El tipo de contrato del empleado, que puede ser a media jornada o a tiempo completo.

  • Los turnos con los que trabaja la empresa, que pueden variar entre jornadas intensivas, que incluyen solo la pausa para comer y algún descanso corto, o jornadas de turno partido.

Si se tienen en cuenta todos estos aspectos, se puede extraer con facilidad la cantidad específica de días que debe trabajar un empleado para alcanzar el número de horas estipulado por el contrato, que puede ser a tiempo completo o a tiempo parcial. Veamos, a continuación, cuáles son las diferencias entre estos tipos de jornada.

Qué se entiende por jornada a tiempo completo

En España, la jornada completa es aquella en la que el empleado dedica 40 horas semanales a trabajar. El total de horas mensuales será, por tanto, de 160.

Estas 40 horas semanales se pueden dividir de distintas maneras, siempre y cuando el contratado y el contratante estén de acuerdo. Sin embargo, no se podrá exceder el máximo legal o el máximo establecido por convenio. En caso de que, por exigencias de la profesión, exista la necesidad de realizar turnos de más de 9 horas, esto se podrá hacer; pero nunca se deberá superar la barrera de las 1826 horas ordinarias.

Artículo relacionado: Pagas extra en España: cómo, cuándo y por qué se cobran

Qué se entiende por jornada a tiempo parcial

Cuando se hable de jornadas laborales en las que el trabajador trabaje menos de 40 horas semanales, estaremos hablando de una jornada a tiempo parcial.

Con la inclusión de este tipo de jornada se pretendía que los trabajadores pudieran conciliar la vida personal y la vida profesional y, aunque resulte sorprendente, no fue hasta la reforma laboral de 2012 que se incluyó la opción de realizar contratos a tiempo parcial en empleos temporales. Esta opción solo estaba disponible para los contratos a tiempo indefinido.

Horas extraordinarias o complementarias, ¿cuál es la diferencia?

Antes de plantearnos cómo calcular las horas de trabajo adicionales al contrato, es necesario conocer la diferencia entre estos dos tipos de hora extra, dado que no son lo mismo. Para empezar, las horas extraordinarias solo puede realizarlas un trabajador a tiempo completo, puesto que son aquellas que exceden las 40 horas semanales.

Las horas complementarias, por su parte, son aquellas horas de trabajo adicionales a la jornada laboral de un empleado a tiempo parcial. En este caso, además, se debe pactar con el empleado y dejarse patente por escrito, pues se considerará un anexo al contrato.

De hecho, la suma de las horas complementarias y las horas incluidas en el contrato nunca deberá superar el umbral las 40 horas semanales y, contrariamente a lo que se suele pensar, no tienen por qué pagarse mejor que las horas ordinarias del contrato, ya que se consideran una ampliación temporal del mismo. Sin embargo, la empresa puede escoger pagar más por esas horas si lo considera oportuno.

Artículos relacionados:

  • ¿Qué es el salario neto y cómo se calcula?

  • ¿Qué es el salario base y cómo se calcula?

Cómo registrar las horas de trabajo

Para calcular adecuadamente la remuneración que corresponde a cada empleado, es indispensable saber exactamente cuántas horas ha trabajado. Además, mantener un registro horario es una obligación legal recogida en la normativa vigente, y su ausencia puede acarrear sanciones para la empresa.

Existen diferentes métodos para llevar la cuenta de las horas pasadas en el puesto trabajo, veamos algunos de ellos:

Plantillas manuales

Este es, probablemente, uno de los métodos más extendidos, dado que no requiere de inversión alguna por parte de la empresa. Solo será necesario que los trabajadores rellenen manualmente una plantilla con la hora de llegada y de salida, y que firmen el documento. Es obligatorio que se firme la plantilla a diario.

Control de acceso con tarjeta

Son las máquinas de fichaje que encontramos a menudo en las grandes empresas. Se trata de un sistema de registro que recoge los datos de entrada y de salida cuando los empleados pasan su tarjeta. Es un sistema cómodo, pero los trabajadores deben acordarse de fichar tanto al llegar como al marcharse.

Aplicaciones de fichaje para móviles

Existen gran cantidad de aplicaciones para móvil que permiten registrar la jornada laboral mediante el teléfono de empresa. Este método se utiliza normalmente para empleados que no se desplazan hasta la sede de la empresa para desempeñar su trabajo.

Es indispensable que el teléfono tenga GPS, ya que estas aplicaciones se apoyan en sistemas de posicionamiento por satélite.

Programas de fichaje por ordenador

Funcionan del mismo modo que las aplicaciones para móvil, pero cuentan, en algunos casos, con ciertas ventajas. Un ejemplo podría ser el fichaje automático cuando se enciende o se apaga el ordenador.

Además, permiten acceder con mayor facilidad al registro diario del usuario y así comprobar sus estadísticas.

Registro de acceso por biometría

No es lo más común, pero en empresas donde el nivel de seguridad requerido es muy alto, existe la posibilidad de registrar la entrada y salida de los trabajadores mediante datos biométricos, como podrían ser la huella dactilar, el ojo o la palma de la mano; aunque este método supondría un coste muy elevado debido al tipo de tecnología que utiliza.

Estos son los métodos más extendidos de registro laboral hoy en día. Las necesidades de cada empresa pueden ser distintas, por lo que escoger el que mejor se adapte a vuestras necesidades puede agilizar y facilitar el proceso en gran medida para los trabajadores.

Artículo relacionado: Cómo calcular las horas trabajadas en Excel

Cómo calcular las horas trabajadas

Una vez tenemos a nuestra disposición todos los datos de registro y de horas incluidas en el contrato, veamos cómo calcular las horas de trabajo de manera matemática:

Lo primero es transformar los minutos en decimales

Para conseguirlo, basta con dividir la cantidad que corresponda de minutos entre 60.

Por ejemplo: Nuestro empleado ha trabajado 6 horas y 45 minutos. Dividimos 45 entre 60 y obtenemos 0,75. Por tanto, obtenemos 6,75 horas trabajadas.

Después le restamos la hora de inicio a la hora de salida

Para obtener el total de horas, será suficiente con restarle a la hora de salida del empleado la hora a la que fichó cuando llegó.

Por ejemplo: Llegada a las 6:45, salida a las 15:00.
15-6,75=8,25

A continuación restamos también el tiempo de descanso no remunerado

En caso de que haya pausas de este tipo dentro de la jornada laboral, como una cita con el médico o la pausa para comer, deberemos restarlo del total.

Por ejemplo: El trabajador realiza una pausa para comer de una hora.
8,25-1=7,25

El total de horas trabajadas ese día será, por tanto, de 7,25. Ahora que tenemos esta información, solo nos queda multiplicar las horas obtenidas por el importe bruto por hora para obtener la remuneración de la jornada. La suma de la remuneración de todos los días trabajados se corresponderá con el sueldo bruto a percibir por el trabajador.

Artículo relacionado: ¿Qué es el salario bruto y en qué se diferencia del neto?

El cálculo de las horas de trabajo supone, en muchas ocasiones, un quebradero de cabeza para las empresas. Y es que, aun pareciendo algo sencillo, son muchas las variables que pueden producir errores en el registro diario de los empleados o en el recuento mensual de las horas.

Lo más aconsejable es escoger el método que mejor se adapte a las propias necesidades y concienciar a los trabajadores de la importancia de fichar correctamente y a diario, para así facilitar el proceso a la hora de calcular los pagos a final de mes.

En el apartado de Orientación Laboral de Indeed encontrarás otros muchos artículos de interés relacionados con este tema y con la gestión empresarial en general.