Desarrollo profesional

Todo lo que debes saber sobre trabajar desde casa

May 8, 2020

Con la continua propagación de la COVID-19, muchas compañías se han visto obligadas a pedir a sus empleados que trabajen desde casa. Es probable que muchas otras hagan lo mismo mientras sigamos viendo los efectos del virus e incluso después de la desescalada planificada por los distintos gobiernos. Si bien puede parecer una transición simple, trabajar desde casa puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de productividad, comunicación y motivación.

En este artículo, hablaremos sobre las mejores prácticas para teletrabajar, incluyendo cómo mantenerse motivado, productivo y saludable.

Cómo mantenerte productivo mientras trabajas a distancia

Si bien trabajar desde casa tiene sus ventajas, puede tener distracciones. Los recados, las tareas domésticas, la familia, los compañeros de casa, la televisión, las redes sociales y las mascotas pueden desviar fácilmente tu atención. Aquí hay algunos consejos para eliminar las distracciones y aumentar la productividad mientras trabajas desde casa:

1. Vístete como si fueras a trabajar

Puede ser tentador salir de la cama y acercarte a tu ordenador en pijama. Si estás vestido para dormir, puede ser mucho más difícil poner tu cerebro en modo productivo. Intenta mantener una rutina matutina regular para establecer límites entre trabajar y vivir en casa.

En lugar de tu viaje diario al trabajo, puedes intentar otra actividad para aumentar la productividad, como caminar por la casa, hacer ejercicio ligero o meditar. Luego, vístete y mentalizate para tu jornada laboral, al igual que prepárate un desayuno saludable. Vestirte para las tareas que tienes por delante te hará sentir más motivado y también es una práctica muy útil en caso de reuniones por videoconferencia inesperadas.

2. Establece y sigue un horario

Es importante establecer y delimitar tus horas de trabajo y tu tiempo personal en casa. Para mayor transparencia, informa a tu jefe o manager cuáles son tus horas de trabajo cuando trabajas desde casa e indica en tu calendario cuándo estás disponible.

Aquí te presentamos algunos consejos sobre cómo administrar tu agenda diaria para optimizar la productividad:

  • Comienza cada día repasando las tareas que debes realizar para avanzar hacia tus objetivos ese día y durante toda la semana.
  • Prioriza tus tareas dependiendo del tiempo necesario, la complejidad y el impacto de cada tarea.
  • Proporciona actualizaciones de estado importantes a tu jefe o manager y a otros miembros del equipo a un ritmo acordado.
  • Toma descansos programados regularmente para estirar, despejarte y descansar tu cerebro.

La salud y la productividad sufren cuando no incorporamos descansos regulares para nuestra mente y cuerpo. El cerebro es como cualquier otro músculo: necesita descansar. Estos descansos pueden tomar cualquier forma, incluyendo:

  • Meditación
  • Leer un capítulo de un libro
  • Escuchar un podcast
  • Seguir un video corto de yoga
  • Caminar un poco por la casa si puedes

3. Crea un espacio de trabajo

Si es posible, es mejor reservar un espacio separado en tu hogar para el trabajo. Esto te ayudará a separar las actividades de tu hogar y del trabajo, y aumentará la productividad cuando trabajes en tu espacio designado. Informa a tu familia o compañeros de piso que, a pesar de que estás en casa, no estás disponible durante tus horas de trabajo programadas.

La tecnología de videoconferencias es también una herramienta increíble para aprovechar el trabajo en remoto. Nos ayuda a mantenernos conectados incluso cuando estamos muy separados. Para optimizar tus reuniones por videoconferencia, debes:

  • Probar el micrófono, los altavoces y la cámara de tu ordenador antes de las reuniones importantes para asegurarte de que funcionen.
  • Sé consciente de tu entorno cuando estés en reuniones, cambia a un lugar más profesional cuando sea necesario.
  • Usa tu cámara de video siempre que sea posible; mantener tu cámara encendida puede mejorar la comprensión y la comunicación.

4. Presta atención al agotamiento

La fusión del espacio de trabajo y el espacio doméstico puede conducir a una falta de límites y descanso. Ponte de acuerdo con tu jefe o manager y con tu equipo en cuanto a los resultados de trabajo esperados para que te concentres menos en cuánto trabajas y más en lo que logras.

Si todavía te sientes con exceso de trabajo, crea rituales de inicio y fin del trabajo, momentos de movimiento forzado (como pausas para desconectar o estiramientos programados) y descansos lúdicos. Por ejemplo, prueba el Método Pomodoro concentrándote durante 25 minutos y luego tomando un descanso obligatorio de 5 minutos. Aquí hay algunas formas adicionales de crear límites alrededor del trabajo y el tiempo en el hogar:

  • Apaga tu ordenador al final del día.
  • Evita abrir tu correo electrónico o chat online después de haber decidido cerrar sesión.
  • Identifica una actividad que comience en el momento en el que necesitas desconectarte, como una clase de ejercicios, un recado o una llamada con un amigo.

Solicita empleos fácilmente con un CV Indeed

Cómo comunicarte con los compañeros de equipo de forma remota

Cuando se trabaja desde casa, las comunicaciones en persona son limitadas. Eso significa que no puedes confiar en la construcción de una buena relación a través de pequeñas conversaciones, lenguaje corporal y expresiones faciales. Para mantener una comunicación saludable con tus colegas mientras trabajas a distancia te dejamos algunos conceptos que debes tener en cuenta:

1. Programa reuniones de trabajo diarias o semanales

Para los equipos de software, una reunión de trabajo es una reunión diaria que involucra al equipo central, destaca el progreso y ayuda a resolver o señalar ciertos obstáculos. En el formato estándar de una reunión de trabajo, cada miembro del equipo viene preparado para responder estas preguntas:

  • ¿En qué trabajé ayer?
  • ¿En qué trabajaré hoy?
  • ¿Qué problemas me impiden hacer mi trabajo?

El refuerzo diario de compartir los éxitos y planes individuales mantiene a todos entusiasmados con la contribución general del equipo a la organización.

2. Haz del chat online tu “oficina principal”

Muchas compañías y equipos usan el chat para mantenerse conectados tanto personalmente como en temas relacionados con el trabajo. Puedes considerar crear canales desenfadados donde las personas puedan compartir actualizaciones sobre temas no relacionados con el trabajo, como cocinar, hacer ejercicio o las mascotas. También debes usar el chat regularmente para comunicarte con la mayor frecuencia posible en relación a objetivos clave y al progreso hacia su logro.

3. Combate la falta de comunicación

La comunicación a distancia puede conducir a una falta de comunicación y malentendidos. Esto se debe en parte a que la comunicación cara a cara suele proporcionar mucha más información no verbal (incluido el lenguaje corporal y las expresiones faciales) que la comunicación escrita.

Si notas un intercambio continuo de mensajes sin sentido o con un tono negativo, úsalo como señal para llevar la conversación a una llamada o videoconferencia. Si te sientes ofendido o molesto por el mensaje de alguien, recuerda que tendemos a percibir los mensajes escritos neutrales como negativos. En caso de duda, háblalo. Haz preguntas para comprender las intenciones de tu colega.

4. Mantén el espíritu de equipo

Cuando trabajas desde casa, es más importante que nunca crear espacios para interactuar con tus compañeros de equipo más allá de los proyectos y las actualizaciones de los mismos. Trabajar de forma remota puede generar sentimientos de soledad que pueden tomar desprevenidas a algunas personas. Aquí hay algunas formas de conectarte mientras trabajas desde casa:

  • Usa el chat online para hablar de cualquier tema con tus compañeros y desconectar un poco del trabajo.
  • Planea una videollamada opcional a la hora del almuerzo para discutir temas divertidos, como una serie que todos elijan ver juntos o tus comidas caseras favoritas mientras trabajas en casa.
  • El trabajo en equipo de manera virtual puede ayudar a reemplazar formas de comunicación muy valiosas en persona que faltan en el trabajo a distancia.

Administrar un equipo a distancia

Liderar de forma remota puede presentar un conjunto de desafíos únicos, especialmente si se trata de una nueva transición para ti o tu equipo. La planificación, la comunicación y el establecimiento de expectativas pueden ayudar a mantener la satisfacción y la productividad.

Aquí hay algunos consejos para administrar un equipo a distancia:

1. Comunica expectativas claras

Toma un momento para planificar. ¿Qué necesitas lograr, para cuándo y qué cambios necesitas hacer en tu plan trimestral original? Escríbelo para que puedas comenzar a discutirlo con tu equipo. Evitarás malentendidos cuando realices un documento que sirva como referencia. También puedes compartir el documento con las partes interesadas y otros equipos con los que colaboras.

Programa una reunión de equipo para discutir si hay nuevas expectativas y averiguar si algo ha cambiado al trabajar de forma remota. En tu orden del día, incluye:

  • Responsabilidades y a quién corresponde cada objetivo
  • Con qué frecuencia se esperan actualizaciones y de qué forma (por escrito, videollamada, grabación, reunión de trabajo, etc.)
  • Normas de comunicación (qué tecnología deseas utilizar para cada tipo de mensaje, tiempo de respuesta esperado, horas de trabajo, etc.)

2. Aprecia y protege tu tiempo

El tiempo que puedes establecer con reuniones individuales con los miembros de tu equipo es un momento para asegurarte de que tú y cada miembro de tu equipo estáis trabajando hacia los mismos objetivos, que el trabajo que se está completando es el trabajo correcto y, lo más importante, para verificar el bienestar y compromiso de tu equipo.

Ponerse en contacto de forma regular evita que los principales problemas empeoren, permite comentarios y feedback inmediatos y de forma constante, y promueve una comunicación abierta. El tiempo dedicado individualmente a cada miembro de tu equipo se vuelve aún más crítico e importante al administrar un equipo de forma virtual. Intenta establecer de 30 minutos a una hora con cada uno de los empleados que te reportan directamente en una reunión individual cada semana.

Aprovechar al máximo las reuniones individuales

Muchos factores dictan la mejor manera de estructurar tus reuniones para el éxito, incluidas las necesidades emocionales de las personas que administras, su relación y el nivel de experiencia del miembro del equipo. El elemento más importante en una reunión individual exitosa es crear un espacio donde las personas se sientan cómodas para hablar sobre los problemas e inquietudes que tienen en mente. Estas reuniones están principalmente dirigidas hacia el empleado, y su participación es vital.

Consejo profesional: Establece previamente una agenda a seguir en la reunión. Te ayudará a proporcionar contexto antes de la misma y también permite que ambas partes asuman responsabilidad de la reunión. Asigna tiempo a los temas que sabes que necesitas cubrir.

Con la cobertura mediática en constante evolución del COVID-19 y esta nueva forma de trabajar de forma remota para algunos, es posible que tu equipo se sienta abrumado o ansioso. Una de las responsabilidades de un gerente es garantizar que su equipo se sienta respaldado e informado en todo momento.

Comienza tu reunión individual con una pregunta abierta. Esto permite que surjan los temas más importantes. Aquí hay algunas preguntas que te pueden interesar:

  • ¿Cómo te sientes?
  • ¿Qué estás pensando?
  • ¿Sientes que tienes las prioridades claras?
  • ¿Sientes que estás al tanto de todo?
  • ¿Te sientes aislado del resto del equipo?
  • ¿Qué te emociona más?
  • ¿Qué te preocupa más?
  • ¿Cómo puedo ayudarte?

Una vez que hayas escuchado sus respuestas con atención, sé un facilitador de soluciones. Descubre lo que les entusiasma, cómo puedes guiarlos para que tengan éxito y desbloquearlos para que puedan ofrecer su mejor trabajo.

3. Proporciona comentarios o feedback con frecuencia

Si los empleados están más familiarizados con el trabajo en un entorno de oficina donde reciben retroalimentación diaria, el silencio en una posición a distancia puede causar incertidumbre o confusión. Es fácil asumir lo peor de tu trabajo cuando no escuchas lo contrario. La retroalimentación regular y constante permite a los empleados saber cuál es su posición, pone a todos en sintonía con los objetivos a cumplir y reduce la posibilidad de sorpresas y desacuerdos durante una evaluación más formal a posteriori.

4. Comparte información relevante de manera rápida, inclusiva y organizada

Mantén informados a los empleados compartiendo información de forma amplia con todos los miembros del equipo y de manera oportuna. Tu liderazgo es necesario para compartir información relevante que necesitas transmitir a tu equipo. Tómate el tiempo para comprender qué se comunica, por qué y qué se le pide a tu equipo.

Elige el medio adecuado dependiendo del mensaje y sus implicaciones. Algunos mensajes requerirán un correo electrónico seguido de una reunión de equipo. Cuando se trabaja de forma remota, especialmente al principio, cuanta más comunicación mejor. A veces (dependiendo de tu estilo de comunicación) puedes reemplazar un correo electrónico muy extenso con una videoconferencia.