Qué es un plan de acción de trabajo y para qué sirve

Por Equipo editorial de Indeed

Actualizado el 1 de noviembre de 2021

Publicado el 25 de mayo de 2021

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Un plan de acción es un documento que refleja la hoja de ruta de un proyecto. Es mucho más que un simple mapa. Por ejemplo, imagina que quieres escalar el Everest. En este caso, no basta con saber el punto de partida y señalar la cima, sino que, para coronarla, tienes que prever las necesidades que tendrás en el recorrido y cómo afrontarlas de forma concreta y realista.

¿Qué es un plan de acción?

El plan de acción es un modelo que sistematiza las acciones y recursos necesarios para alcanzar un objetivo. Funciona como una guía, que dirige y encauza los esfuerzos. Si bien suele relacionarse con actividades comerciales o de empresa, se puede aplicar a nivel personal. De hecho, emplear esta metodología te permitirá concretar tus metas.

A priori podría parecer una tarea titánica que sobrepasa de forma notable las necesidades de un proyecto sencillo. Sin embargo, se trata de un trabajo previo que simplifica los procesos. El grado de detalle irá en concordancia con la dificultad de lograr el objetivo y los recursos que sean necesarios. Se trata de listar las etapas y las tareas que deben cumplirse en cada una de ellas. Asimismo, asocia estas actividades a los medios y talentos necesarios para ejecutarlos. Por último, los sitúa en un plano temporal, asignando fechas de inicio y fin.

¿Para qué sirve el plan de acción laboral?

El plan de acción es una herramienta de gestión de proyectos. Permite alinear a los equipos y da sentido de propósito a las tareas. Anticipa escenarios y prevé posibles soluciones. Si bien no es infalible, reduce la incertidumbre y el riesgo, ya que. al identificar áreas críticas, es posible evadirlas o preparar las respuestas adecuadas de forma previa. En resumen, es una metodología que permite hacer realidad los objetivos laborales de una manera más eficiente.

Por otra parte, el plan de acción es un instrumento de motivación. Dado que permite hacer un seguimiento preciso del progreso, nos recuerda de manera continua cuál es la meta. Cada etapa superada nos ayuda a avanzar hasta la siguiente fase. Esto. Es bastante útil para mantener el foco del equipo. Todos los colaboradores estarán al tanto del desarrollo del proyecto, sus dificultades y éxitos.

Cómo hacer un plan de acción

Cada plan de acción es tan único como sus objetivos, recursos, personas involucradas y momento. Para que sea efectivo ha de ajustarse a unas condiciones, tiempos y presupuestos definidos. Elaborarlo, sin embargo, es un procedimiento estándar que se resume en 5 pasos:

  1. Definición de objetivos

  2. Identificación de acciones

  3. Planificación en el tiempo

  4. Asignación de recursos

  5. Supervisión y seguimiento del progreso

1. Definición de objetivos

Para establecer los objetivos es útil usar el sistema SMART. Es una metodología inteligente, pese a que su nombre se debe a un acrónimo y no a un atributo. SMART corresponde a las siglas en inglés de Específicos (Specifics), Medibles (Measurables), Alcanzables (Achievables), Relevantes (Relevants) y Oportunos (Timely). Para que podamos considerarlos factibles y no deseos irrealizables, estos objetivos han de ser:

  • Específicos. Esto es, concretos y bien definidos. Ser el líder de mercado es una intención, pero para convertirse en objetivo debe plasmarse de forma clara y concreta. Por ejemplo: superar las ventas en un 30 %, alcanzar el 52 % de share.

  • Medibles. Los valores numéricos que se expresan en el objetivo nos ayudarán a medirlo. Son datos objetivos que pueden contrastarse. Lo importante es definir el progres del sistema de seguimiento.

  • Alcanzables. Las metas deben ser realistas. De lo contrario, solo generarán frustración. Deben considerar las limitaciones, así como las condiciones particulares del momento y el proyecto.

  • Relevantes. Los objetivos tienen que guardar relación con la finalidad del proyecto. Si la meta es optimizar los tiempos de entrega del producto, la velocidad de carga de la página web de la empresa no afectará al resultado. Ese sería el objetivo de otro proyecto diferente.

  • Oportunos. Es decir, acotados en el tiempo. Los objetivos deben tener un plazo fijo y responder a un cronograma. Si no se especifican fechas límites, la efectividad desciende. Si retomamos el primer ejemplo, el objetivo podría ser aumentar las ventas en un 30 % cada año.

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2. Identificación de acciones

Una vez que sabes qué quieres lograr, es momento de planificar las acciones necesarias para alcanzar esa meta. Para crear la lista de tareas es probable que debas dividir el objetivo principal en retos más pequeños.

De nuevo podemos recurrir al símil del Everest. Ese es el punto de llegada, pero hay que montar campamentos a lo largo de la escalada. ¿Cuáles son esas paradas? ¿Cuáles son las condiciones de cada una y qué necesito para montar la tienda de campaña? ¿Cómo llevaré los equipos y suministros hasta allí? ¿A qué distancia está del punto anterior? ¿Cuánto tiempo me llevará llegar a ese punto? Cada tramo de la escalada es un objetivo secundario, necesario para alcanzar la meta.

Cuando definimos las acciones nos situamos en un plano real. Por tanto, debemos adquirir dimensiones que podamos asimilar. Son actividades concretas en los que podemos desglosar e identificar los requerimientos para llevarlas a cabo.

3. Planificación en el tiempo

Al hacer el cronograma se deben fijar los plazos previstos para cada etapa. A veces se hace una cuenta regresiva, y se condicionan los tiempos máximos para cada actividad desde la fecha límite. En otras ocasiones el proceso es a la inversa. Se suma la cantidad de tiempo que requiere cada tarea para así definir la fecha de finalización. Es importante ser realista y estricto con el cumplimiento de la planificación. El retraso de una actividad puede desatar una crisis y poner en riesgo todo el proyecto.

Si pretendemos aumentar las ventas en un 30 % cada año, debemos fijar indicadores intermedios para medir el avance. Un incremento de 5 % en 6 meses debe ponernos en alerta. Habrá que implementar acciones drásticas que aceleren el crecimiento para poder lograr el objetivo.

4. Asignación de recursos

Los recursos se refieren, de manera amplia, a todos los requerimientos del proyecto. Incluye el talento humano, el presupuesto, los materiales y los equipos. Para una correcta distribución de recursos es necesario analizar las fortalezas y debilidades de la empresa, así como las personas involucradas. De esta forma, se garantizará una asignación eficiente. Es clave nombrar responsables de cada fase del proceso y definir sus obligaciones, bienes disponibles y medios económicos.

5. Supervisión y seguimiento del progreso

Con frecuencia, los planes de acción fallan porque se descuida la supervisión y el seguimiento. Deben fijarse medidas de éxito y mecanismos de control. Para ello, es recomendable establecer una agenda de reuniones periódicas o informes de progreso. Así, podrás evaluar si las actividades se han completado a tiempo y supervisar la ejecución del presupuesto. Monitorea el avance y detecta cualquier problema para hacer ajustes si fuera necesario. Por ejemplo, si compruebas que tu equipo de ventas tiene dificultad para atender el número de clientes asignados, quizás deberías modificar las rutas o incrementar la plantilla.

Modelo de plan de acción

Partir de una hoja en blanco con el objetivo de hacer un plan de acción puede resultar intimidante. Sin embargo, siguiendo una plantilla, el proceso se simplifica. Bastará con completar cada apartado con los datos correspondientes. Cuando te enfrentes un nuevo proyecto, sigue este paso a paso para desarrollar tu plan de acción:

  • Identificación del problema

  • Definición de objetivos

  • Redacción del plan de acción:

    • Desglose de acciones. Tareas necesarias para alcanzar los objetivos.

    • Asignación de tareas. Identificación de las personas involucradas y definición de responsabilidades.

    • Cronograma. Fechas límites de cada acción o tarea.

    • Presupuesto. Recursos económicos necesarios para cada tarea.

    • Insumos. Materiales o equipos que se necesitarán.

    • Identificación de amenazas y debilidades. Barreras que pueden impedir o dificultar la ejecución de las tareas.

    • Soluciones propuestas. Con base en las fortalezas y recursos disponibles.

    • Resultados esperados. Entregables de cada actividad.

    • Medida de éxito. Cómo se evaluará si el resultado ha sido satisfactorio.

    • Proceso de seguimiento y evaluación. Planificación de las herramientas de supervisión.

Ejemplo de plan de acción

Dicen que la mejor manera de aprender es con el ejemplo. Por eso mismo aplicamos el modelo a una situación hipotética:

  • Problema. Dificultad para avanzar en la carrera por la falta de competencias en inglés. Su nivel actual es A2.

  • Objetivo. Obtener la certificación B2 de inglés en un año.

El plan de acción incluirá:

  • Formación académica

  • Prácticas de conversación

  • Club de lectura para mejorar sus competencias

  • Prácticas individuales de escucha, mediante películas en versión original, series y música.

Para cada una de estas acciones debes definir el tiempo, tanto de dedicación diaria, semanal o mensual, como la duración total. Puedes estimar que asistirás a clases de inglés dos días a la semana, en sesiones de 45 minutos cada una. Participarás cada semana en una reunión de intercambio de idiomas, presencial u online. Leerás dos libros al mes y verás una película a la semana o aprenderás una canción en inglés.

Cada una de estas actividades conllevará una asignación económica. Desde el precio del curso, hasta la adquisición de los libros o los gastos de las reuniones de conversación. Al cabo de cuatro meses, deberás aprobar la certificación B1. En función de los resultados podrías intensificar las clases o repetir los niveles del curso. En los 6 meses siguientes, tendrás que prepararte para obtener el certificado B2.

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