Multitasking (multitarea): ventajas y desventajas

El diccionario de la Real Academia de la Lengua define la palabra multitasking o «multitarea» del siguiente modo: «Dicho de un sistema informático: que puede ejecutar varios programas o varias tareas de manera concurrente». Sin embargo, en nuestra vida cotidiana somos las personas quienes cada vez más a menudo nos comportamos como si fuéramos sofisticados programas informáticos al hacer varias cosas a la vez. A medida que la tecnología se vuelve cada vez más compleja, las habilidades multitarea se han convertido en algo tan común que parecen innatas y naturales.

Qué son las habilidades del multitasking (multitarea) aplicadas al ámbito laboral

El multitask encuentra su hábitat natural en el mundo laboral. Cada vez son más las empresas que buscan empleados capaces de desarrollar varias funciones distintas durante su jornada de trabajo e incluso de realizarlas a la misma vez. El objetivo es aumentar la productividad y reducir costes, por lo que las habilidades multitarea son las más demandadas hoy en día.

Pero ¿somos de verdad capaces de funcionar en modo multitask? Numerosas investigaciones han demostrado que nuestro cerebro, en realidad, no es capaz de realizar distintas funciones a la vez, sino que primero se concentra en una y luego pasa a otra. Sin embargo, algunas personas tienen mayor facilidad para desviar su atención de un asunto a otro con más rapidez, hasta el punto de que pueden tener la sensación de que son capaces de hacerlo todo a la vez.

Ejemplos de trabajos que buscan empleados multitasking (multitarea)

Si te fijas en las ofertas de trabajo que se ofrecen cualquier día, verás que existen bastantes anuncios que buscan empleados capaces de desarrollar dos, tres y hasta cuatro tipos de tareas a la misma vez. Con las sucesivas crisis económicas, la demanda de este tipo de perfiles no ha hecho más que crecer. Por ejemplo:

• Recepcionista de hotel para atender a los huéspedes y realizar reservas telefónicas.

• Redactor y maquetador para crear artículos en publicaciones escritas.

• Camarero que además se encargue de limpiar el local al final del día.

• Diseñador de páginas web que lleve al mismo tiempo las redes sociales de la empresa.

• Ingeniero que también haga las funciones de topógrafo.

Ventajas de ser un trabajador que pueda hacer multitasking (multitarea)

Algunas personas se sienten cómodas funcionando en modo multitasking, pues es su manera habitual de hacer las cosas no solo en el trabajo, sino también fuera de la oficina. Si eres uno de ellos, enhorabuena, ya que se trata de un perfil muy demandado por las empresas.

Estas son las ventajas de ser un trabajador con habilidades multitarea:

Ahorras tiempo y esfuerzo

Tener capacidad multitasking (multitarea) implica que eres capaz de hacer tu trabajo más rápido que otras personas con un ritmo más lento, lo que te dejará tiempo libre y energía de sobra para emprender nuevos desafíos.

Eres más productivo

Un empleado capaz de atender varios asuntos a la vez demuestra que es capaz de asumir mayor volumen de trabajo y responsabilidades por su alta productividad.

Sabes gestionar bien el estrés

Si eres capaz de contestar al teléfono, atender a un cliente y revisar los emails casi a la vez sin que se alteren tus nervios, serás un empleado muy bien valorado por tu capacidad de mantenerte firme en medio de un entorno estresante.

Eres alguien en quien se puede confiar

Cuando surja un imprevisto o haya picos de trabajo, la empresa querrá recurrir a esa persona capaz de poder con todo: tú. Te sentirás más capaz y realizado, y tus jefes no querrán dejarte escapar.

Tiene recompensa económica

Si trabajas rápido, de forma eficaz y ahorrando tiempo y recursos, es evidente que tu empresa te recompensará con un mejor salario en lugar de contratar a una persona incapaz de adaptarse a los cambios, o de trabajar en un entorno exigente.

Es un excelente entrenamiento gratis

Ser un empleado multitarea te da la oportunidad de hacer trabajos que nunca habías desempeñado antes o no te creías capaz de llevar a cabo. Es la manera más práctica de descubrir en qué eres bueno y en qué no, lo que te puede ayudar a especializarte.

Tienes energía de sobra

Cuando estamos muy activos y resolvemos problemas de forma eficaz, el cerebro libera dopamina, conocida como «la hormona de la felicidad», que contribuye a generar un estrés positivo siempre y cuando se mantenga bajo control.

Desventajas de trabajar en modo multitasking (multitarea)

Si está bien entrenada, la capacidad para la multitasking conlleva grandes ventajas. Sin embargo, no todas las personas son capaces de funcionar como si fueran pulpos con 8 tentáculos. Tampoco todas las empresas o entornos de trabajo son adecuados para implantar la multitarea.

Las desventajas de desempeñar tu trabajo en modo multitasking son las siguientes:

Tienes demasiado estrés

Si la exigencia de multitask es excesiva, conlleva un gasto de energía que favorece el aumento de las hormonas del estrés y la aparición de problemas como fatiga, ansiedad, dificultad para concentrarte y dormir. A la larga, te puede conducir al temido «síndrome del trabajador quemado».

Rindes menos

Hacer varias tareas casi a la vez tiene el riesgo de que no llegues a prestar toda tu atención a ninguna. Al final, las realizas a medias y, en consecuencia, rindes menos.

Haces un trabajo de poca calidad

Si tienes que hacer distintas tareas en unas pocas horas y no llegas a todas, es probable que te cueste concentrarte, corras demasiado para llegar a todo y, en consecuencia, cometas errores, olvides cosas importantes y la calidad de tu trabajo se resienta.

Tienes menos motivación

Cuando tu atención se dispersa, el tiempo no llega para todo y el estrés acecha, el resultado puede ser un empleado que se siente inseguro y desmotivado, puesto que hace todo tipo de labores, pero sin ser experto en nada.

Cómo entrenarte para ser un empleado multitask

Lo cierto es que hay muchas posibilidades de que una empresa te busque para que les ayudes a realizar distintas tareas a la vez, por lo que es muy recomendable que desarrolles esta habilidad.

Recuerda que tu cerebro en realidad no tiene la capacidad de hacerlo todo al mismo tiempo, a pesar de que puedas compaginar dos tareas sencillas como hablar por teléfono mientras pones orden en tu escritorio. Por tanto, necesitas entrenar tus habilidades multitarea para ser capaz de responder en entornos exigentes, pero sin acabar agotado.

Estos hábitos para fortalecer tus habilidades multitarea te ayudarán a progresar en tu carrera laboral y también, por qué no, en tu vida cotidiana:

Organízate cada día

Al comienzo de tu jornada laboral debes tener claro todo lo que tienes que hacer. Apunta en tu agenda las tareas, y procura dejar las más exigentes para las primeras horas, cuando tienes más energía. El simple hecho de anotar el trabajo en lugar de almacenarlo en tu memoria ya te servirá para descargar estrés. Por otra parte, tener unos pasos que seguir te hará ser más eficaz.

Ten objetivos claros

No solo debes apuntar las tareas diarias, sino también las semanales y las mensuales, así como los objetivos a medio y largo plazo. No dejes nada a la improvisación. Si tienes que hacer la contabilidad a final de mes, asigna un día determinado. Necesitas tener un esquema físico y mental claro de todo lo que hay que hacer. Tu cerebro funciona con imágenes, y al ver el «mapa» se preparará mejor para hacerlo todo.

Aprende a tomar decisiones rápidas

Aprovecha cada ocasión que tengas, porque es necesario que sepas discernir qué es lo más urgente, qué es importante, qué puede esperar y qué puedes delegar. Recuerda que no vas a poder hacerlo todo a la vez. Por lo tanto, debes saber priorizar a gran velocidad.

Concéntrate a tope en cada cosa que haces

Elimina todas las distracciones, como el móvil, el correo o el tener 5 pestañas del buscador o tablas de Excel abiertas. Mientras haces una tarea, trata de hacerla en el menor tiempo y de la mejor manera posible. Después, pasa a la siguiente.

Tómate descansos entre tareas

Puede ser algo tan simple como ir al baño para estirar las piernas, cerrar los ojos y respirar hondo durante un minuto.

Agrupa las actividades del mismo tipo

Trata de hacer a la vez las tareas que sean similares, como responder correos o enviar mensajes. Después puedes dedicarte a las que exigen concentración o silencio y, de ese modo, alternar entre los distintos tipos. Así te resultará más fácil pasar de una cosa a otra sin que se disperse tu atención.

Busca el equilibrio

Si tu empresa te exige que seas un empleado capaz de hacer multitasking (multitarea), mide bien tus fuerzas. No todo el mundo tiene la misma capacidad de funcionar en situaciones de estrés. Hay trabajos en los que esa capacidad se da por supuesta, como los controladores aéreos o los médicos de urgencias. Sin embargo, si no es tu caso, es necesario que puedas alternar tareas que exigen mucha concentración o esfuerzo con otras más llevaderas y fáciles de realizar.