10 consejos para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Por Equipo editorial de Indeed

Actualizado el 7 de octubre de 2022

Publicado el 30 de septiembre de 2021

El equipo editorial de Indeed está formado por un grupo diverso de escritores, expertos en diversas materias e investigadores de gran talento que cuentan con información y extensos conocimientos sobre Indeed para ofrecer consejos útiles que te servirán de guía para labrarte una carrera profesional.

La planificación eficaz es un pilar fundamental para alcanzar nuestros objetivos, tanto personales como laborales. ¿No sabes cómo mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo? En este artículo analizamos qué es la gestión del tiempo y por qué es importante saber controlar nuestro tiempo, y también ofrecemos unos consejos para que mejores tu productividad y eficiencia.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Los días tienen 24 horas y, aunque a veces nos gustaría que no fuera así, solo disponemos de un tiempo limitado para hacer las tareas que tenemos pendientes. Ahí es donde entra en juego la gestión del tiempo, que es la capacidad de organizar nuestro tiempo y ser eficientes con él para así cumplir con nuestros objetivos personales y laborales. Una buena gestión del tiempo nos ayudará a crecer profesionalmente, reducir nuestro nivel de estrés y tener más motivación en el trabajo.

Sin duda, hay muchos motivos por los que una empresa o equipo puede tener una mala gestión del tiempo, pero es importante reconocer las razones para así poder resolver este problema y evitar que vuelva a ocurrir en el futuro. Algunas de las explicaciones más comunes para esta mala gestión del tiempo son la falta de motivación y liderazgo, la comunicación no efectiva, no proponer objetivos claros ni planificar en consecuencia, y el estrés.

Beneficios de una buena gestión del tiempo

Tener una buena relación con nuestro tiempo nos permite ser eficientes y disfrutar del final de nuestra jornada haciendo actividades que nos importan, como estar con nuestra familia, ver a nuestros amigos o dedicarnos a nuestras aficiones.

¿Por qué es importante saber cómo gestionar el tiempo? Te contamos algunas de las consecuencias que tiene una buena gestión del tiempo.

  • Incrementa la productividad del equipo. Saber gestionar el tiempo, sobre todo durante la jornada laboral, se traducirá en una mayor productividad y eficiencia, ya que el equipo de trabajo completará sus tareas en menor tiempo y eliminará las distracciones.

  • Reduce el estrés en el trabajo. Cuando postergamos una tarea o nos distraemos haciendo varias cosas a la vez, nuestro nivel de estrés aumenta. Gracias a una buena gestión del tiempo, cumpliremos nuestros objetivos en el tiempo establecido, sentiremos menos cansancio acumulado y podremos evitar el síndrome del trabajador quemado.

  • Se alcanzan los objetivos propuestos. Una buena gestión del tiempo se consigue estableciendo metas, dividiendo el trabajo en distintas tareas y planificando a corto, medio y largo plazo. Si sabemos qué tenemos que hacer y cómo hacerlo, lograremos cumplir nuestros objetivos en el tiempo que nos hemos propuesto.

  • Mejora la conciliación laboral. En muchos entornos laborales, los trabajadores pueden irse a casa cuando terminan sus tareas diarias, independientemente de su horario. Esto facilita la conciliación laboral y mejora el ánimo del equipo, que tendrá tiempo para disfrutar de su familia.

  • Aumenta la autoestima. Un profesional que ve cómo alcanza sus metas se sentirá valorado, motivado y con ganas de enfrentarse a nuevos retos profesionales. Esto se traduce en una mejor autoestima, una cualidad muy importante en los líderes y coordinadores de equipo.

  • Evita la procrastinación. La procrastinación es el hábito de postergar tareas y evitar enfrentarse al trabajo que debemos hacer. Gracias a la buena gestión del tiempo, abordaremos las tareas antes de que se nos acumulen y así lograremos vencer este mal hábito.

Consejos para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Existen muchas formas de gestionar mejor el tiempo en el trabajo. Como ocurre con otras habilidades personales, la gestión del tiempo depende de la personalidad y experiencias de cada uno. Puede que, para alguien que disfruta levantándose temprano, una forma de gestionar mejor el tiempo sea despertándose más temprano. Por el contrario, puede que una persona que se distrae con facilidad prefiera mejorar su gestión del tiempo cambiándose a un despacho menos ruidoso.

Pese a que los consejos para mejorar nuestra relación con el tiempo pueden ser muy personales, hemos elaborado una lista de las técnicas para aprovechar el día más habituales.

1. Apuesta por el teletrabajo

La crisis sanitaria actual ha traído consigo un modelo de trabajo que ha llegado para quedarse: el teletrabajo. Trabajar desde casa reduce el estrés asociado al desplazamiento a la oficina, permite una mayor flexibilidad entre la vida laboral y personal, puede reducir las distracciones y aumenta la productividad.

Si tu empresa lo permite, prueba a trabajar desde casa durante unas semanas. Esto te ayudará a abordar tu jornada laboral en un lugar cómodo, centrarte en tus tareas sin tener que atender a tus compañeros de trabajo y convocar reuniones más efectivas.

2. Escribe todas tus tareas en una lista

Comenzar tu jornada laboral siendo consciente de las tareas que tienes pendientes te ayudará a saber cuánto tiempo debes dedicarle a cada una de ellas, priorizar y planificar cuándo terminarás estas tareas.

Hay muchas técnicas de organización que pueden ayudarte a establecer prioridades en las tareas. Puedes utilizar una agenda, un bloc de notas, herramientas digitales, aplicaciones móviles, calendarios, hojas de cálculo y otros programas que permiten organizar tareas y compartirlas con otros usuarios. Investiga todas estas opciones y escoge la que mejor se adapte a tus necesidades y forma de trabajo.

3. Delega cuando sea necesario

En ocasiones tendemos a asumir más responsabilidades de las que podemos afrontar. Esto hace que muchas tareas se posterguen y no se terminen hasta que hemos completado otras muchas, influyendo en la productividad y eficiencia de la empresa.

Una forma de evitar este problema es delegando tareas a otros compañeros de trabajo. Revisa las tareas pendientes, establece prioridades y sé consciente de cuáles no podrás realizar. Cuando las hayas reconocido, pídele a otra persona que te ayude y se encargue de completarlas. Esa persona se sentirá valorada y agradecerá que confíes en ella, por lo que es una opción beneficiosa para ambas partes.

4. Trabaja en los hábitos saludables

En ocasiones, la falta de productividad está causada por motivos externos a las tareas que tienes que realizar, como preocupaciones familiares, problemas para conciliar el sueño, poco tiempo libre y pensamientos negativos. Una forma de comenzar a gestionar mejor tu tiempo y de tomar las riendas de tu eficiencia es fomentando los hábitos saludables.

Los expertos en seguridad laboral, al igual que la OMS, recomiendan hacer pausas cada 30 o 60 minutos para descansar la vista. Haz ejercicios de estiramientos, camina hasta el baño y relaja los hombros mientras estás frente al ordenador. Estos pequeños cambios pueden ayudarte a relajarte y desconectar.

5. Descansa cuando lo necesites

El cuerpo humano no es una máquina que pueda encenderse, apagarse y rendir de la misma forma cuando queramos. Para alcanzar nuestros objetivos, debemos cuidarnos y darle al cuerpo la energía y el descanso que necesita para moverse, pensar y trabajar.

Por ello, te recomendamos que des pequeños paseos por la oficina después de hacer una tarea y que programes descansos de 15 minutos tras cada intervalo de 2 horas de trabajo. Durante esa pausa, bebe agua, respira profundamente y socializa con el resto del equipo de trabajo.

6. Sigue la regla de los dos minutos

David Allen es el consultor y experto en productividad que ideó el método GDT (Getting things done). Esta forma de trabajar parte de la idea de que es posible mejorar nuestra gestión del tiempo y dejar de procrastinar.

Una manera eficiente de abordar nuestras tareas es con la regla de los dos minutos. Esta regla nos dice que, si una tarea requiere de menos de dos minutos para completarse, debemos hacerla en ese momento. Imagina que debes redactar un informe, responder a varios correos electrónicos y devolver una llamada, pregúntate cuánto tardarás en hacer cada una de estas cosas. ¿Puedes escribir un correo electrónico en dos minutos? Si es así, hazlo. Esto hará que te sientas motivado por haber cumplido una tarea y te ayudará con tu concentración.

Hay muchas tareas para las que puedes aplicar este método, como confirmar una reunión, asignar una tarea a otro compañero, actualizar una copia de seguridad, descargar documentos, vaciar la papelera del trabajo o firmar un contrato.

7. Planifícate con antelación

La anticipación puede ser tu gran aliada. Si vas a trabajar en un proyecto grande que se prolongará en el tiempo, la mejor forma de enfocarlo es dividiéndolo en distintas partes. Como si de entregas distintas se tratara, calcula cuánto tiempo le dedicarás al día y cuántas horas necesitarás para revisar el resultado final.

Con ayuda de un calendario, planifica qué debes hacer cada día y escríbelo para no olvidarlo. Sé flexible y deja un par de días extra para asegurarte de que puedes ocuparte de otras tareas urgentes o de cualquier imprevisto. Ver que el proyecto está compuesto por pequeñas entregas te ayudará a centrarte cada jornada y no te resultará tan abrumador.

8. Organiza tu espacio de trabajo

Albert Einstein dijo una vez lo siguiente: “Si un escritorio desordenado es señal de una mente desordenada, ¿qué debemos pensar de un escritorio vacío?”. El famoso científico trabajaba en una mesa llena de papeles, libros, bolígrafos y tintas. Aunque a él pudiera servirle de inspiración, tener un espacio de trabajo desordenado puede ser una distracción para nuestra mente.

Es habitual que, cuando nuestro escritorio esté desordenado, dediquemos mucho tiempo a organizarlo y limpiarlo, postergando otras tareas más importantes que requieren de nuestra atención. Por ello, te recomendamos que establezcas una rutina de limpieza de la mesa en la que pases 10 minutos al día quitando de la mesa todo aquello que no te es útil. Esto hará que tu mente no se distraiga con el desorden y pueda centrarse en el trabajo.

9. Conoce tus límites y horas más productivas

Quienes se conocen y entienden cómo funciona su cuerpo, su motivación y su productividad pueden organizar sus jornadas laborales de forma que sean eficientes. Dedica un tiempo a observar cómo rindes a distintas horas, evalúa qué factores te provocan cansancio y estrés, y haz pequeños cambios para comprobar estas teorías.

Si, por ejemplo, te das cuenta de que rindes mejor por las tardes, prueba a dejar las tareas más complejas para después de comer o, si es posible, cambia de turno de trabajo. Si ves que te distraes a partir de las 12 de la mañana, concéntrate temprano y deja para esa hora las tareas que requieren menor atención, como responder a correos, realizar llamadas y planificar.

10. Asigna un tiempo a cada tarea

Un trabajador eficiente es el que sabe cuánto tiempo requiere una tarea y se concentra para cumplir con sus objetivos en el horario previsto. Si eres de esas personas que se sienten agobiadas cuando tienen que hacer varias cosas en un solo día, te recomendamos establecer una lista de prioridades y elegir las tres más importantes.

Una vez hayas seleccionado las tareas urgentes, apunta cuánto crees que debes dedicarle a cada una de ellas. Empieza por la primera y ponte una alarma con el tiempo que crees que tardarás. Esto te ayudará a centrar toda tu atención en una única cosa y te motivará a no distraerte y postergar el trabajo. Si cuando suena la alarma todavía no has terminado, no te preocupes. Descansa 5 minutos, bebe agua, estira las piernas y vuelve a activar el reloj. Con esta técnica controlarás el tiempo de trabajo y podrás reducir tu lista de cosas pendientes.

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