Competencias de organización y gestión en el trabajo

Las competencias de organización y gestión son necesarias en todo tipo de trabajos, desde los puestos para principiantes, hasta los directivos. Las empresas valoran a los trabajadores que pueden trabajar con autonomía, porque contribuyen a incrementar la productividad. Por ello, si eres capaz de establecer prioridades y comunicarte de manera efectiva, tendrás mejores oportunidades de crecimiento profesional.

¿Qué son las competencias de organización y gestión?

Las competencias de organización y gestión son habilidades que te ayudarán a trabajar de manera más eficiente. Brindan estructura y orden en cualquier aspecto de la vida. Por eso es conveniente que aprendas a desarrollarlas y las apliques en tus rutinas diarias. Gracias a ellas, notarás que con menos esfuerzo puedes aumentar tu productividad y rendimiento.

Estas competencias se relacionan con una adecuada gestión del tiempo, identificación de prioridades y la comprensión adecuada para alcanzar las tareas.

Importancia de las competencias de organización y gestión en el trabajo

Las competencias de organización y gestión en el trabajo tienen un gran impacto en la eficiencia operativa. Evitan la redundancia de labores y permiten ordenar y atender las actividades en función de su importancia y urgencia. Asimismo, las personas con estas habilidades tienen una mayor capacidad para delegar y trabajar en equipo. Todo esto se refleja en el cumplimiento de los objetivos de la empresa y en el incremento de la productividad.

Por otra parte, se ha comprobado que estás competencias contribuyen a desarrollar otras habilidades, como el pensamiento crítico y la comunicación. O puede ser que, al contrario, sean estas habilidades las que favorecen las competencias de organización y gestión. El punto es que ambas se afectan mutuamente y suelen ir acompañadas. Las personas que alcanzan puestos de responsabilidad y liderazgo poseen ambos grupos de capacidades.

Cómo demostrar las competencias organizativas para buscar trabajo

Dada la importancia de estas competencias, es aconsejable que las manifiestes durante el proceso de contratación. Los reclutadores están entrenados para detectar las habilidades organizativas y de razonamiento de los candidatos en cualquier interacción. Incluso en el currículo puedes reflejar estas capacidades. Así aumentarán las probabilidades de ser invitado a una entrevista.

Cómo expresar las habilidades de organización en el currículo

Un currículum bien estructurado es reflejo de un pensamiento lógico y ordenado. Presta atención al diseño y separa la información en secciones claramente diferenciadas. Pónselo fácil al reclutador para ir directo al dato que le interesa. Por supuesto, es importante que esté libre de errores ortográficos y gramaticales. Una buena redacción es indicativa de una manera de razonar coherente y consistente.

De igual forma, recuerda mencionar tus competencias de organización y gestión en el apartado de habilidades. También puedes referirte a ellas cuando describas tus logros y experiencia en el currículum. Por ejemplo, puedes combinarlas con las palabras clave de la oferta de empleo para darle aún más fuerza a tus argumentos. Este es un ejemplo de un anuncio de trabajo real:

Responsable comercial

Requisitos indispensables:

• Conocimiento elevado del sector.

• Experiencia comercial y de desarrollo de negocio en empresa industrial, fabricante o distribuidora.

• Experiencia en la coordinación y gestión de equipos de trabajo.

Al hablar de tu experiencia en un puesto similar podrías mencionar algo como lo siguiente:

Coordiné con éxito un proyecto de introducción de la marca en un nuevo mercado. Gestioné un equipo de vendedores locales, organizando las rutas y fijando objetivos diferenciados para cada representante. La meta inicial era alcanzar un 10 % de participación en un año y, en ese periodo, logramos llegar al 17 % del mercado.

Cómo manifestar las competencias organizativas en la entrevista de trabajo

La entrevista de trabajo es una ocasión inmejorable para demostrar tus habilidades. Tendrás toda la atención del reclutador y podrás manifestar tus competencias incluso con tu apariencia y comportamiento. Una persona organizada acude puntual a la cita, se viste de manera apropiada, sigue atentamente la conversación y toma notas. Sus preguntas sobre el trabajo denotan conocimiento de la materia y capacidad analítica.

Asegúrate de preparar tus respuestas, utilizando la metodología «STAR»: Situación, Tarea, Acción y Resultado. Describe tus experiencias siguiendo ese orden y aportando datos concretos de los efectos de cada acción. El entrevistador podrá entender de manera clara cuál fue tu responsabilidad y cómo lograste los objetivos.

Cómo desarrollar y aplicar las habilidades organizativas en tu día a día

Las habilidades personales pueden mejorarse mediante el entrenamiento, del mismo modo que sucede con las condiciones físicas. La constancia es fundamental, pues de esa manera terminarás incorporándolas a tus rutinas. Tener hábitos ordenados te permitirá ser más productivo y hacer un mejor uso de tus recursos. Hasta las acciones que parecen insignificantes pueden darle un sentido de propósito y organización a tu trabajo. Sigue estas recomendaciones y notarás cómo te ayudan a hacer tus tareas de forma más eficiente:

Mantén ordenado tu espacio de trabajo

Un área de trabajo desordenada o un escritorio lleno de papeles llevan siempre al caos y a la confusión. Tendrás dificultades para encontrar lo que buscas, ya que hay más elementos distractores. Si mantienes tu mesa limpia y organizas tus documentos e instrumentos de trabajo, te concentrarás con más facilidad, es decir, el orden físico se traduce también en orden mental.

Prioriza tus objetivos

Cuando se tienen muchas tareas pendientes es conveniente hacer una pausa y analizar las prioridades. Con frecuencia, como diría Mafalda: «lo urgente no deja tiempo para lo importante». El resultado es que terminamos frustrados y agobiados. Organiza tu lista de asignaciones en función de sus objetivos. Quizás te des cuenta de que algunas tareas pueden descartarse o dejarse para más tarde.

Si crees que podría traerte problemas con tu superior, habla con él y exponle tus motivos. Al final todos desean mejorar la efectividad de los procesos. Los cronogramas son una herramienta de gestión y deben ser lo bastante flexibles para adaptarse a la evolución del proyecto. Procura incluir algunos objetivos de superación personal y asígnales fechas como a las demás tareas. Tu satisfacción laboral será mucho mayor y eso, sin duda, contribuirá a tu productividad.

Incluso a veces puedes dar prioridad a los proyectos más cortos que ofrezcan resultados rápidos. Son los denominados quick wins, que pueden mejorar la motivación personal y del equipo.

Formula una hoja de ruta

Después de ordenar tus objetivos debes listar los pasos que necesitas seguir para alcanzarlos. Hacer esta especie de mapa te ayudará a mantenerte en el rumbo correcto.

Desgranar un objetivo amplio y difuso en pequeñas tareas facilita el seguimiento de los procesos. Asegúrate también de señalar las relaciones de dependencia entre las actividades, con el fin de evitar retrasos imprevistos.

Además de ser eficaz para llevar el control de los proyectos, esto te ayudará a aligerar las cargas de trabajo.

Fija horarios realistas

Ahora que ya has identificado las tareas, es momento de plasmarlas en un horario. Establece cuánto tiempo dedicarás a cada una y en qué orden debes hacerlas. Esta planificación mediante tus competencias de organización y gestión te permitirá distribuir tus labores de una manera realista. Procura reservar breves parones a lo largo de tu jornada. Tu cerebro necesita despejarse antes de asumir una nueva actividad. Aprovecha esos minutos para hidratarte, tomar un café o conversar con tus colegas. Son descansos mentales que mejoran la concentración posterior.

Organiza tus recursos

Últimamente, tienen mucho éxito los programas de TV y los libros sobre organización del hogar. Si prestas atención, cuando ordenan un armario, procuran agrupar las prendas según el tipo de ropa y el tipo de uso, es decir, crean secciones o compartimientos que permiten ubicar rápido aquello que se busca. De manera similar, tus documentos deben almacenarse en archivos bien etiquetados. Nos referimos tanto a los recursos físicos como digitales. En tu ordenador debes clasificar la información creando carpetas por categorías. Esto también forma parte de tus competencias de organización y gestión.

Piensa por un momento cómo se organizan los libros en las bibliotecas. Hay secciones para cada disciplina y estas, a su vez, se desglosan en diversos temas. Aplica un sistema similar, en el que agrupes en una carpeta todos los documentos de un proyecto, y en el que crees subcarpetas para las diferentes etapas o procesos.

Equilibrio entre tus obligaciones laborales y tu vida privada

El ser humano responde de manera integral a las situaciones. Si tu vida personal es un caos, tu actividad profesional se verá afectada, y viceversa. Debes asegurarte de poner en orden todos los aspectos de tu existencia y combinar tus responsabilidades con armonía.

El establecimiento de rutinas personales descarga a tu cerebro de muchos procesos de toma de decisión. Así podrás enfocar tu atención en las cosas que de verdad importan. Al estar más despejado, tendrás una mayor capacidad de procesar la información y mejorará tu capacidad de concentración en tu vida profesional.

Por último, para mejorar tus competencias de organización y gestión en el trabajo, ten en cuenta que el ejercicio regular también contribuye al bienestar físico y mental y, por tanto, a tu rendimiento. Reserva tiempo para practicar algún deporte y pasar ratos de ocio con familiares y amigos.

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