Cómo ser organizado en el trabajo

Por Equipo editorial de Indeed

Actualizado el 21 de noviembre de 2022

Publicado el 21 de octubre de 2021

El equipo editorial de Indeed está formado por un grupo diverso de escritores, expertos en diversas materias e investigadores de gran talento que cuentan con información y extensos conocimientos sobre Indeed para ofrecer consejos útiles que te servirán de guía para labrarte una carrera profesional.

¿Te estás preguntando cómo ser más organizado en el trabajo? En este artículo, analizamos la importancia de la organización en el trabajo y brindamos algunos consejos que pueden ser muy útiles a la hora de organizarte y aumentar tu productividad.

¿Por qué es importante ser organizado en el trabajo?

Plazos, solicitudes, prioridades y tareas pendientes. Seguro que en algún momento has necesitado crear una agenda mental para organizar todo tu trabajo del día.

Lo primero que debes saber es que no existe una técnica o secreto, sino simplemente comprender las motivaciones para esforzarte y organizarte en el trabajo. Las personas organizadas tienen la mente más despejada, son más productivas y disponen de más tiempo libre para hacer lo que les gusta.

En primer lugar, ser un trabajador organizado significa tener una serie de competencias que te permitan identificar lo que hay que hacer para conseguir un resultado, ser capaz de elaborar un plan de trabajo ordenado y puntual y, por último, poder explicar a los demás cómo deben actuar, prestando la debida atención al trabajo en equipo.

Esto puede parecer algo fácil y trivial, pero en ocasiones las cosas son más complicadas de lo que parecen. Por ejemplo, supongamos que has llegado a la oficina con las ideas claras y que te has propuesto no distraerte con nada ni con nadie: ¿Cómo reaccionas si un compañero acude a ti para que le ayudes? ¿Y qué le dices al jefe que te asigna una nueva tarea y te hace perder la concentración?

¿Cómo ser organizado en el trabajo?

Por muy organizado u organizada que seas, siempre surgen imprevistos (tanto en la vida privada como en la profesional). Tienes que aprender a gestionarlos y afrontarlos de la forma adecuada. Pero ¿cómo conseguirlo? No existe una receta milagrosa, cada situación tiene sus peculiaridades y algunos contratiempos no se pueden prever.

En general, si recuerdas unos cuantos consejos, las cosas deberían ser menos complicadas. Esos consejos son los siguientes:

Ser organizado, en el sentido más amplio de la palabra

Una persona organizada es aquella que ha aprendido a mantenerse alejada del desorden y el caos. Trabajar en un lugar ordenado marca la diferencia, ya que el desorden y el caos provocan un desgaste mental que puede complicar incluso la ejecución de las tareas más básicas.

Asegúrate de volver a colocar todas las herramientas que utilices en su sitio cuando hayas terminado una tarea e intenta mantener el espacio de trabajo despejado y ordenado en todo momento. Perder tiempo buscando un bolígrafo o un documento en el escritorio es un lujo que no te puedes permitir. Sobre todo cuando tu jefe te presiona con los plazos.

Tanto si trabajas desde casa como si te desplazas a la empresa, recuerda que el entorno que te rodea también puede afectar a la calidad de tu trabajo e influir en gran medida en el tiempo que tardas en finalizar los proyectos. Deshazte de las cosas que no necesites y conserva únicamente las que sean imprescindibles.

La idea no es que te deshagas de todo, sino que guardes el material y los equipos que no vayas a necesitar durante algún tiempo.

Identificar las prioridades e incluirlas en una lista

Este es el consejo más repetido, pero también el más eficaz. Ser organizado en el trabajo significa identificar las prioridades y asignarles un orden.

Para ello, es útil hacer listas de las tareas que debemos completar cada día, semana o mes. Las personas más tradicionales suelen anotar todo en una hoja de papel y van tachando las tareas completadas, mientras que las que están más familiarizadas con el entorno digital recurren a diversas herramientas electrónicas que facilitan la organización. Lo fundamental es que organices las tareas en relación con el tiempo disponible, evitando sobrecargarte de trabajo, y que aprendas a identificar lo que tiene prioridad y lo que se puede posponer temporalmente.

No te exijas demasiado y acostúmbrate a hacer las cosas de una en una, prestando atención a las tareas que te asignen o a los proyectos que tienes pendiente.
La habilidad multitarea es algo que se perfecciona con el tiempo y no todo el mundo es capaz de llevarla a la práctica con éxito.

Además, ten en cuenta que pueden surgir imprevistos que afecten a tus planes y exijan hacer cambios. No pierdas la calma y dedica tu tiempo y atención a lo que se ha convertido en prioritario. Si un compañero te pide ayuda, no puedes darle la espalda. Pero si se trata de algo que no es urgente, termina primero tu trabajo. No es una cuestión de egoísmo, sino de organización.

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Prestar atención a las personas y las cosas

Ser organizado no es solo tener el control de tu tiempo y no malgastarlo, sino también ser eficiente y productivo.

Las personas organizadas son, por regla general, personas cuidadosas, que no hacen las cosas de forma superficial ni con prisas. Dedican tiempo y atención a no olvidar ni descuidar las cosas importantes.

El éxito de un trabajador también depende de la empatía que siente hacia las personas que le rodean (ya sean compañeros, jefes o clientes). Presta atención a todo lo que ayude a fortalecer las relaciones profesionales y a hacerlas más cercanas.

Reservarse un tiempo para pensar y compartir experiencias

Las personas organizadas saben lo importante que es reservarse un tiempo para pensar en lo que hacen y reflexionar antes de actuar. También comparten los éxitos y los fracasos con otros profesionales. El mero hecho de intercambiar experiencias les ayuda a ser más conscientes del punto en el que se encuentran y a reflexionar sobre qué cambios aportar cuando la situación lo exige.

Apostar por la formación continua

Reservar tiempo para aprender algo nuevo puede parecer que quita tiempo al trabajo, pero es una gran ventaja. Te hará crecer en el ámbito personal y profesional, aumentará tu capacidad de resolución de problemas y te brindará más posibilidades de encontrar una solución. A la larga, gestionarás más rápido las tareas porque tendrás más recursos.

Ventajas de ser organizado en el trabajo (y en tu vida privada)

Ser organizado es fundamental para tener éxito, tanto a nivel personal como laboral.

Si aprendes a gestionar bien tu tiempo, a planificar tu día a día y a mantener organizado tu entorno de trabajo, conseguirás algunas ventajas en tu vida profesional y personal. Entre estas ventajas, se incluyen las siguientes:

  • Si eres organizado, tendrás más equilibrio en tu vida. Podrás minimizar el tiempo dedicado a cosas necesarias, como el trabajo, y aumentar el tiempo que dedicas a tu familia, tus amigos o tus aficiones.

  • Serás más productivo. Si tienes claros tus objetivos y prioridades, lograrás hacer más tareas en menos tiempo.

  • Una buena organización mejora la economía. Compras de última hora, gastos superfluos e innecesarios, etc. Si te planificas y organizas bien, ahorrarás tiempo y dinero.

  • Serás capaz de gestionar correctamente tu tiempo y tus prioridades en todas tus tareas diarias. Todo esto se consigue trabajando con plazos y límites.

  • Cuando hay una buena organización, disminuye el desorden.

  • Contarás con las herramientas adecuadas para hacer bien el trabajo. Las cosas que necesitas estarán en su sitio. Encontrarás lo que buscas rápidamente y tendrás más tiempo para hacer el trabajo.

Saber cómo ser organizado en el trabajo debe ser una forma de vida. Para hacer bien tu trabajo necesitas prestar atención, mantener el orden y seguir unos procedimientos.

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