Carta de presentación para asistente administrativo: guía y ejemplo

¿Necesitas redactar una carta de presentación para asistente administrativo? Si es así, acabas de llegar al lugar indicado. En nuestro artículo te ofreceremos información de utilidad para elaborar este documento, que puede convertirse en la llave de acceso al puesto de trabajo que deseas.

Los asistentes administrativos son una pieza clave para el funcionamiento de toda empresa. Se encargan de realizar tareas administrativas esenciales y muy variadas, como la gestión de datos, la atención al público o el archivo de documentos. Suelen ser personas resolutivas, muy organizadas y con capacidad de planificación. Si has encontrado una oferta de empleo de asistente administrativo que se adapta a tu perfil, una buena carta de presentación puede ayudarte a destacar entre el resto de candidatos.

¿Qué funciones desempeñan los asistentes administrativos?

Antes de explicar qué es una carta de presentación y cómo redactarla, es importante conocer las funciones de los asistentes administrativos. Estos profesionales, también llamados auxiliares administrativos, se encargan de llevar a cabo las labores administrativas de las empresas. No obstante, en algunos casos, pueden llegar a desarrollar tareas relacionadas con los Recursos Humanos. Entre sus principales funciones destacan las siguientes:

• Recepción de clientes

• Atención de llamadas telefónicas

• Gestión de visitas

• Organización de agenda

• Planificación de reuniones

• Registro, revisión y archivo de documentación

• Actualización de bases de datos

• Redacción de cartas y correos electrónicos

• Gestión y distribución de correspondencia

¿Qué cualidades deben tener los asistentes administrativos?

Los asistentes administrativos se encargan de garantizar el buen funcionamiento de la oficina o la empresa en la que trabajan. A continuación, te presentamos algunas de las cualidades más valoradas en los asistentes administrativos:

• Excelentes habilidades de servicio al cliente

• Buenas habilidades comunicativas (orales y escritas)

• Buena presencia

• Atención al detalle

• Dinamismo y proactividad

• Capacidad de planificación y organización

• Competencias digitales

• Discreción

• Motivación y flexibilidad para adaptarse a los cambios

¿Qué es una carta de presentación?

Una carta de presentación es un documento que acompaña al currículum, y puede cumplir dos funciones:

• Responder a un anuncio de trabajo.

• Presentar una autocandidatura para trabajar en una empresa.

Por tanto, si eres asistente administrativo y has encontrado una oferta de empleo atractiva, te aconsejamos que, junto con tu currículum, incluyas siempre una carta de presentación. Del mismo modo, si deseas trabajar como asistente administrativo y quieres presentar una candidatura espontánea en una determinada empresa, la carta de presentación que adjuntes al currículum te dará visibilidad dentro del conjunto de solicitantes de empleo.

La carta de presentación suele ir dirigida a la persona encargada de un determinado proceso de selección o a los responsables del departamento de Recursos Humanos de una empresa. Entre los principales objetivos de este documento destacan los siguientes:

• Ampliar y desarrollar el contenido del currículum.

• Resaltar los datos específicos del currículum que hacen del candidato o la candidata la persona ideal para un determinado puesto de trabajo.

• Demostrar interés por trabajar en una empresa o por ocupar una vacante específica.

• Mostrar disposición y disponibilidad para realizar una entrevista de trabajo.

Estructura de una carta de presentación para asistente administrativo

Puede que, a la hora de redactar tu carta de presentación, no sepas muy bien por dónde empezar. Pese a que no hay reglas escritas sobre cómo preparar una carta de presentación, en este apartado te ofreceremos información sobre la estructura más utilizada en este tipo de documento. Por lo general, el contenido principal de la carta de presentación suele estructurarse de la siguiente manera:

Encabezado

En la parte superior derecha de la carta incluirás tu nombre, dirección, teléfono y correo electrónico. Debajo de tus datos, en la parte izquierda de la carta, indicarás el nombre de la persona a la que va dirigida, el puesto que ocupa, el departamento para el que trabaja (por lo general, Recursos Humanos), el nombre de la empresa y la dirección. Por último, indicarás la fecha de redacción de la carta.

Presentación

Inicia tu presentación con un saludo que denote naturalidad y cortesía. A continuación, explica quién eres indicando tu nombre completo y tu profesión (en este caso, asistente administrativo). Además, si envías tu carta como respuesta a un anuncio de empleo, incluye la referencia de dicho anuncio.

Desarrollo

En este apartado, desarrollarás los argumentos más potentes de tu candidatura y los relacionarás con los aspectos más relevantes del empleo al que aspiras. Por ejemplo, si la descripción del puesto incluye labores de contabilidad, indica tu experiencia previa en ese campo y los programas específicos que dominas. O bien, si la empresa busca a una persona independiente, proactiva y resolutiva, describe alguna situación en la que hayas sido capaz de solucionar un problema sin recurrir a tus superiores. No olvides explicar brevemente por qué crees que eres la persona idónea para ocupar ese puesto de trabajo y cuáles son tus principales habilidades y fortalezas.

Despedida y firma

Sé breve y despídete utilizando una fórmula de cortesía. No olvides reiterar tu interés por trabajar en la empresa en cuestión y muestra tu disposición y disponibilidad para realizar una entrevista personal. Por último, no olvides firmar tu carta de presentación.

Consejos para redactar una buena carta de presentación para asistente administrativo

Ahora que ya conoces la estructura y el contenido que debes incluir en una carta de presentación para asistente administrativo, ha llegado el momento de redactarla. Pero, antes de ponerte manos a la obra, hay ciertos aspectos que debes tener en cuenta, como el formato y la extensión de la carta, además de la ortografía, la gramática y el registro lingüístico de su contenido. A continuación, te presentamos una serie de consejos que podrían ayudarte a lograr que este documento impresione favorablemente a sus destinatarios:

• Formato. El formato de la carta dirá mucho de ti como profesional. Una carta ordenada y limpia transmitirá que eres una persona meticulosa, organizada y perfeccionista. Utiliza un formato A4, presta atención a los márgenes, al interlineado y al tamaño de la fuente, puesto que facilitarán la lectura de la carta.

• Extensión. Los responsables de Recursos Humanos son profesionales que reciben un gran número de candidaturas cada día, así que, lo último que desean es leer un texto largo repleto de divagaciones. Intenta ser breve en tu carta de presentación y no te excedas de un folio de extensión. Expresa con claridad tus intenciones, evita dar rodeos y ve al grano. Céntrate en defender por qué consideras que eres la persona que mejor se adapta a la vacante de trabajo.

• Ortografía y gramática. Los errores gramaticales u ortotipográficos pueden convertirse en tus peores enemigos. Como vimos anteriormente, entre las funciones de los asistentes administrativos está la redacción de correspondencia e informes, por lo que una carta de presentación plagada de errores restará puntos a tu candidatura e, incluso, podría ocasionar tu descarte del proceso de selección. Revisa tu carta varias veces o pide a alguien de confianza que la lea antes de enviarla.

• Registro lingüístico. Puesto que no conoces a los destinatarios de este documento y se trata de una situación profesional, utiliza un registro formal cuando redactes tu carta de presentación. Haz un uso amplio del vocabulario, trata de usted a la persona que recibirá la carta, estructura bien las frases, utiliza conectores y evita el uso de muletillas o expresiones informales.

Esperamos que la información de nuestro artículo te haya ayudado a comprender mejor qué es una carta de presentación para asistente administrativo y te animamos a que pongas en práctica nuestras recomendaciones la próxima vez que te enfrentes a la redacción de este tipo de documento.

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