Conoce la gestión de proyectos de tecnologías de información

La tecnología es cada vez más necesaria para todo tipo de empresas. Sin ella, ni siquiera podríamos realizar acciones básicas del día a día, como enviar correos electrónicos a compañeros, clientes o proveedores. Es precisamente esta importancia la que hace que las empresas y proyectos del sector tecnológico tengan tanto prestigio y mucha gente quiera enfocar su carrera hacia ellos. Si tú también tienes interés en este sector profesional y quieres especializarte en él, en este artículo te contamos en qué consiste la gestión de proyectos de tecnologías de la información y qué cualidades han de tener los profesionales que se quieran dedicar a ella.

¿En qué consiste la gestión de proyectos de tecnologías de la información?

Es el conjunto de tareas y decisiones que llevan a cabo los profesionales a cargo del proyecto. Estos gestores son responsables de la planificación, ejecución y resolución de problemas a lo largo de todo el proyecto y, para ello, han de elaborar presupuestos, contratar y coordinar a un grupo de personas y tratar con el resto de partes interesadas e implicadas en él.

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Entre las tareas habituales que se realiza en la gestión de proyectos informáticos, podemos encontrar las siguientes:

• instalación de equipos informáticos

• desarrollo o instalación de aplicaciones, programas y páginas web

• actualización o mantenimiento de los programas y sistemas

• implantación de soluciones informáticas para la eficiencia empresarial

• suministro de asistencia técnica

¿Cuáles son las fases en la gestión de proyectos de tecnologías de la información?

Como en cualquier proyecto empresarial, los proyectos informáticos tienen distintas etapas que, a pesar de ser diferentes, están relacionadas y pueden condicionarse entre sí. Normalmente, las etapas se suelen desglosar del siguiente modo:

1. Iniciación. Esta es la parte en la que se identifica el objetivo del proyecto y comienza su planteamiento. Se realizan los estudios de viabilidad para determinar si el proyecto es económicamente factible y si puede interesar a la empresa lanzarse a por él.

2. Planificación. Aquí es cuando se empiezan a trazar todas las tareas que son necesarias para completar el proyecto y se comienzan a asignar los recursos disponibles. Es habitual que este tipo de proyectos vayan actualizándose según avanzan, así que, en esta fase, se deja margen a posibles cambios.

3. Ejecución. El proyecto se pone en marcha y el responsable de asignar las tareas y los recursos toma el mando para dirigir a todo el equipo y controlar sus progresos. El objetivo es terminar el proyecto entregando un producto o un servicio.

4. Control y seguimiento. Una vez que se haya entregado el producto o servicio, hay que hacer un seguimiento para comprobar que todo sigue funcionando como estaba previsto. En caso de que haya incidencias, se deben solventar intentando que todo se mantenga dentro de lo planificado y presupuestado.

5. Cierre. En esta última fase se certifica que todo el proyecto se ha completado de un modo correcto y que los productos o servicios se han entregado de un modo satisfactorio.

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¿Cuáles son las tareas de los gestores de proyectos informáticos?

Para trabajar en la gestión de proyectos informáticos, hay que estar en contacto continuo con los miembros del proyecto y otros departamentos. De esta forma, es más fácil llevar a cabo cada una de las tareas principales que suelen realizar y que son las siguientes:

Repartir las tareas

Como responsables de los proyectos y la coordinación de los participantes, los gestores tienen que determinar cuál va a ser el papel de cada miembro y asignar las tareas correspondientes según sus cualidades y preferencias.

Garantizar la funcionalidad del producto o servicio

El objetivo de los proyectos informáticos es entregar un producto o servicio al cliente. Y, evidentemente, los responsables de que estos funcionen son los gestores. También serán el primer punto de contacto de los clientes cuando haya algo que no funciona como es debido, por lo que su prioridad es que todo se entregue correctamente.

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Controlar los progresos del proyecto

Aunque el objetivo final sea la entrega de un producto o servicio, en los proyectos se marcan pequeñas metas que han de cumplirse periódicamente para garantizar la seguridad de las siguientes etapas. Los gestores tienen que hacer un seguimiento y controlar que todo se cumple según lo planificado. En caso contrario, tendrán que reajustar los tiempos y, tal vez, reasignar los recursos y tareas.

Mantener la comunicación con los miembros del proyecto

Los gestores deben estar en contacto con todas las partes implicadas, como los miembros del equipo, los clientes, proveedores y superiores. El mejor modo de mantener la comunicación es a través de reuniones periódicas y puntuales, en las que la información fluya de un modo ágil y efectivo.

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¿Qué habilidades son necesarias en la gestión de proyectos informáticos?

Los gestores de proyectos informáticos tienen que poseer algunas habilidades que son comunes a la gestión de proyectos de otros sectores empresariales, como las siguientes:

• liderazgo

• comunicación

• dirección de equipos de trabajo

• organización

• negociación

• flexibilidad

• resolución de problemas

• planificación estratégica

Además, hay otras habilidades que son muy útiles para trabajar en el sector de las tecnologías de la información. Si quieres saber cuáles son, a continuación hacemos un repaso a las más destacadas:

Metodologías de gestión de proyectos

Por las características propias de los proyectos informáticos, es conveniente conocer cuáles son las metodologías de gestión más adecuadas para este tipo de trabajos. Normalmente, estos se suelen dividir en distintas fases y organizar en pequeños ciclos de trabajo, por lo que es conveniente contar con un sistema adecuado que permita completar cada uno de ellos de manera eficiente y, a la vez, llevar un control de las tareas y progresos de cada miembro del equipo.

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Control de costes

Sabemos que esto es parte importante de todo tipo de proyectos. No obstante, en el sector de la informática es común, como hemos comentado anteriormente, que surjan variables y actualizaciones durante el desarrollo de los proyectos, algo que puede alterar considerablemente los presupuestos. Lo más recomendable es asignar los recursos económicos con prudencia y, siempre, con margen de movimiento, siendo conscientes de cuánto pueden fluctuar y de los costes que pueden conllevar algunas modificaciones de los planes iniciales.

Escritura técnica

En la gestión de proyectos informáticos es esencial contar con un alto dominio de los términos y conceptos técnicos básicos y avanzados. De esta manera, no solo podrás tener un mejor control de los progresos y un mayor conocimiento de los detalles que conforman el proyecto, sino que también te podrás comunicar de un modo efectivo ante tus interlocutores, por ejemplo, a la hora de redactar informes o enviar correos electrónicos.

Experto en tecnología

Los gestores de proyectos informáticos tienen que dominar el campo sobre el que están trabajando, con el fin de proponer y conseguir las mejores soluciones a las demandas de sus clientes. Además, también podrán ayudar a resolver los imprevistos y las emergencias, y a implantar soluciones punteras que permitan ejecutar el proyecto más rápido. En el caso de que no cuentes con un dominio pleno en este campo, tendrás que recurrir a consultores y especialistas externos, que terminará por encarecer y retrasar el proyecto.

Conocimiento de las políticas vigentes

La normativa en cada uno de los sectores es diferente, y los gestores de proyectos informáticos tienen que estar al día sobre las políticas vigentes en temas de reglamentos, seguridad, protección de datos y medioambiente. Todos y cada uno de estos puntos pueden echar al traste el trabajo de muchas personas si no se les presta atención y están implementados de un modo adecuado.

Ahora ya conoces en qué consiste la gestión de proyectos de tecnologías de la información, así como las fases que tiene y el tipo de cualidades necesarias para ejercer esta profesión tan vibrante como desafiante. Si quieres dirigir tu carrera hacia la gestión de proyectos informáticos, esperamos que esta información te haya sido de utilidad y que puedas aplicarla en tus próximos empleos.

Te deseamos mucha suerte en tu futuro profesional.

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