Descripción del puesto de compras en una empresa

Un gerente de compras es la persona dentro de una empresa responsable de la compra de suministros y, por tanto, de la gestión de los proveedores. Como parte de la descripción del puesto de compras, podemos decir que, al igual que pasa con el puesto de gerente de ventas, se trata de un cargo cuyas funciones son esenciales para el buen funcionamiento de una compañía. En este artículo, analizamos el papel del gerente de compras dentro de una empresa y qué habilidades se valoran más para este tipo de puesto. Si estás buscando empleo en este sector, no dudes en seguir leyendo.

Quién es el gerente de compras: definición y funciones

Tal como ya hemos comentado, existe una persona (o departamento) que dentro de una empresa es la responsable de realizar las compras necesarias para el abastecimiento que se necesita. Cada empresa puede llegar a usar nomenclaturas diferentes para definir este puesto, tales como gerente, director, jefe o responsable de compras. Sin embargo, lo esencial aquí es entender cuáles son sus funciones y en qué modo forman parte del gran engranaje de la empresa. Es lo que veremos a continuación.

Funciones de los gerentes de compras

El abastecimiento forma parte esencial del proceso de producción. Sin producto no hay venta. Por eso, la figura del jefe de compras puede significar el éxito o el fracaso de una empresa, y de aquí radica que su gestión debe ser lo más eficiente posible. Como mínimo, estas son sus tareas fundamentales.

1. Planificación y organización del equipo o departamento de compras

De existir un departamento de compras, el jefe de compras sería la máxima autoridad en su departamento y, como tal, tiene la responsabilidad de distribuir los diferentes roles, asignar objetivos y gestionar el buen funcionamiento de todo el equipo.

2. Mantenerse actualizado con las novedades del mercado

El puesto de compras tiene un carácter dinámico. ¿Qué quiere decir esto? Pues que un profesional de esta categoría es quien deberá tomar las decisiones relativas a las compras. Por tanto, no solo debe conocer perfectamente su sector, sino que además es su responsabilidad mantenerse al día de las cotizaciones de los productos, de las noticias que afectan al sector o de cualquier otra novedad relevante. Es por ello que debe abastecerse de información constantemente actualizada.

3. Búsqueda y selección de los mejores proveedores

El gerente de compras es también la persona que trata con los proveedores. En este sentido, sus tareas más fundamentales son la búsqueda y selección de los mejores proveedores. Se trata no solo de encontrar a los proveedores más idóneos, sino de no dejar de buscar nunca opciones mejores a las actuales.

4. Negociar y pactar las condiciones del suministro

Dicho esto, no bastará solo con tener a los mejores proveedores, sino que también será necesario convenir con ellos las mejores condiciones, o por lo menos las más favorables para el abastecimiento de los productos. Y con esto no nos referimos solo al precio del producto, sino también a la fiabilidad, eficiencia y flexibilidad en las condiciones pactadas con el proveedor. Para ello será fundamental tener unas buenas dotes de negociación.

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5. Estimar las necesidades de stock

Realizar los pedidos es una de las tareas esenciales de las que se encarga el departamento de compras y, en este sentido, este es también el responsable de conocer la cantidad idónea que debe pedirse de cada producto. Esta puede ser una tarea menos fácil: no hay que quedarse corto ni tampoco excederse. Es parte de la descripción del puesto de compras lidiar con los pedidos y estimar bien la cantidad que se necesite de cada producto.

6. Supervisar y controlar la calidad del suministro

Aparte de hacer los pedidos, se deberá también comprobar si el producto tiene la calidad requerida y ha llegado en perfectas condiciones. Si no fuera así, el jefe de compras en este caso se pondría en contacto con el proveedor para efectuar la reclamación que fuese pertinente.

7. Gestionar los documentos relativos al proceso global de compras

Por último, aunque no por ello menos importante, está la tarea relacionada con la burocracia y la gestión del papeleo. Aunque depende del tamaño de la empresa, generalmente no es el jefe de compras quien se encarga de esta parte y existirá otro puesto dentro del propio departamento destinado a ocuparse de la gestión y revisión de toda la documentación relacionada con las compras: facturas, albaranes, certificados de calidad, etc. Sin embargo, sí será el gerente de compras el último responsable de que esta documentación sea correcta y de que se haya revisado debidamente.

9 habilidades clave que debe tener un gerente de compras del futuro

En estos días y en un entorno tan cambiante como el que estamos viviendo, las cualidades que se valoran para un puesto como el de jefe de compras han variado de las que se venían solicitando hasta muy poco. A continuación, examinaremos qué cualidades clave son las más valoradas hoy en día con vistas a un puesto de gerente de compras del futuro.

Uno de los cambios más relevantes se refleja en que las aptitudes que hoy en día se piden a los candidatos a un puesto como este, se asemejan en gran parte a las que presentan el resto de los directivos de una organización. Además, se pedirán otras que son más específicas del puesto y de la función propia de comprar y gestionar a los proveedores. Las hemos desglosado con más detalle a continuación.

1. Capacidad de liderazgo. En su rol para dar ejemplo a su equipo, deberás, por una parte, enseñar cómo ejecutar las acciones debidas para obtener los objetivos establecidos y, por la otra, forjar un equipo de compras sólido y con un buen líder de referencia en el que estos puedan apoyarse.

2. Capacidad de visión estratégica del negocio a fin de poder elaborar un plan de actuación para su equipo, de tal forma que el objetivo global se consiga a través de la consecución de unos objetivos más individuales.

3. Capacidad de negociación para el trato con los proveedores. Según ya hemos comentado, no se trata de seleccionar a los mejores, sino de, además, saber negociar, e incluso a veces renegociar, las mejores condiciones para ambas partes.

4. Capacidad de adaptación a la innovación constante: si el entorno cambia constantemente, la herramienta para adaptarse es mantenerse al día con el entorno introduciendo dicha innovación en la empresa.

5. Conocimiento de las tecnologías y capacidad para estar al día con la constante innovación de estas.

6. Capacidad para resolver problemas o conflictos, entendiendo de dónde proceden y llegando a soluciones óptimas de una forma ágil.

7. Capacidad para saber comunicar en diferentes entornos y a diferentes niveles, según la gestión que estés realizando o el cargo de la persona con la que estés interactuando.

8. Capacidad de escuchar practicando la escucha activa, tanto con el equipo como con los clientes.

9. Capacidad para la gestión del cambio y agilidad en su implantación.

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Como ya hemos dicho en varias ocasiones en este artículo, el trabajo de los gestores de compras es vital en lo que se refiere a la estrategia de compras y desarrollo comercial de una empresa. Hemos explicado también cómo de su trabajo y su buena gestión depende, en gran medida, el éxito y los resultados globales que se obtengan del plan comercial establecido por los órganos directivos. Entender cómo funciona y cuál es la descripción del puesto de compras te ayudará a saber si tú puedes ser un buen líder comercial y tener éxito al presentar tu candidatura para trabajar en un departamento como este.